Как правильно заверить копии кассовых чеков?

Тема: Делаете ли вы копии кассовых чеков?

Опции темы

Поиск по теме

Делаете ли вы копии кассовых чеков?

У чернил на чеках есть одно нехорошее свойство: они со временем исчезают, очень часто через полгода (а иногда и через пару месяцев) на чеке уже ничего нет. Обязательно ли ксерить чеки авансовых отчетов, чтобы потом можно было доказать налоговой или банку свои расходы?

Не обязательно, но пустыми (выцветшими) чеками трудно что-либо доказать.

А если у меня енвд, чеки в основном на гсм и запчасти, на то что гсм израсходовано есть путевые, на то что запчасти поменяли акты, можно не ксерить?

Вы сами определяете, ксерить или нет.
Если у Вас ЕНВД по грузоперевозкам (насколько я знаю по Вашим постам), будут их смотреть проверяющие? Вряд ли.

УРА. Ксерить не буду, пусть выцветают, раз не накажут, зачем лишнюю работу себе придумывать))))))))))

Формально могут подвести под п.1 ст.120 НК РФ, но не думаю, что кто-то этим станет заниматься. Разве что от безысходности

Да, действительно, у меня есть некоторые знакомые бухгалтера, которые ксерят. Я пока еще этим не занималась, но для подстраховки надо наверное.

Понимаю, что по некоторым операциям надо бы отксерить. очень бы не помешало. но всё руки не доходят.
Ответила – нет.

Только если сильно за уши притянуть.
Но сей бред запросто отбивается. Ибо нигде не записано, что их надо ксерить, и это правильно. Ибо первичка. она первичка только в том виде, как она есть. С таким же успехом можно не поверить и ксерокопии.
А кто сильно дотошный, пусть экспертизу проводит.
Вот потому никто и не занимается.

с прискорбием можно отметить что неприлично звучащее слово таки овладело сознанием клерков
Пушкин с Гоголем в гробу заикаться начали, поскольку даже представить не могли – чтоб вот так вот прилюдно взять и начать “. “.

Переименовал тему, потому как спокойно старое название читать не могу. Хочется кому нибудь сделать гадость. А потом помыть руки.

А я делаю копии, ещё и подписью-печатью заверяю. Потому как был у знакомого главбуха прецедент, и очень хорошо получилось, что у него было такое доказательное подтверждение расходов.

А можно поподробней?

Старательно пытаюсь заставить себя вместо этого слова употреблять слово “копировать” , но как-то плохо получается. въелось, зараза. Мы на работе тогда уж “шарпим” и киосерим”. А кажется, в Монголии, вместо слова “ксерить” говорят что-то вроде “кэнонить”, т.к. первым к ним пришел Кэнон.
Простите за оффтоп.

я копии делаю. Каждый день – z-отчет. И чеки по расходам тоже. Еще заверяю подписью и печатью. работы получается много, но утешаю себя тем, что когда-нибудь они мне помогут.

Делаю копии, заверяю подписью и печатью, т.к. по прошествии 3-х лет многие кассовые чеки становятся просто белым клочком бумаги. Радует только то, что не слишком много авансовых отчетов.

Копии делаю, прикалываю к а/о вместе с листами, куда приклеены оригиналы чеков. Не заверяю.

Я делаю. Чеки на бензин выцветают очень-очень быстро. Просто прикладываю копию странички с чеками к авансовому отчету.

А z-отчет-то зачем? там же срок 2 месяца! и в книге кассира-операциониста все записано. И по накоплению проверяется элементарно. И нал.органы могут фискальный отчет снять и проверить, если им нужно будет. А в новых кассах вообще ЭКЛЗ.

Срок чего?
Z-отчеты хранятся 5 лет.

Мне как-то при проверке налоговой инспекцией кассовой дисциплины инспектор сказал, что z-отчеты прикладывать к кассовым отчетам не надо.
.

никогда Z-отчёты к кассовым документам не прикладывал.
ни в банке, ни в ИФНС никогда не говорили, что их нужно туда прикладывать

Надо просто их в очень тёмном месте хранить !
Тогда они могут до 4 лет сохранятся.

Я обязательно делаю копии, заверяю печатью и подписью директора, а чеки на бензин аккуратно приклеиваю сверху на ксерокопию. На работе письмо Минфина есть (сейчас не помню номер и дату), в котором говорилось, что оригиналы должны быть приложены к копиям, а копии заверены директором. Может слишком перестраховываюсь, но уже привыкла

ксерю всегда, мало ли проверка, а некоторые чеки оччень быстро выцветают

Ксерила, ксерю и буду ксерить

Ксерачим, сами сотрудники этим и знаимаются. Без копий авансовые отчеты не принимаются.

Как сделать повторный чек на онлайн-кассе

Сделать дубликат чека на онлайн-кассе можно с помощью личного кабинета ОФД и программного обеспечения на рабочем месте.

Рис 1. Процесс печати чека на онлайн-кассе

Возможности современных кассовых аппаратов позволяют восстановить дубликат чека онлайн-кассы в течение 30 дней от текущей даты.

Необходимость вывести повторный чек на онлайн-кассе возникает при следующих обстоятельствах:

• закончилась или оборвалась кассовая лента;
• покупатель требует сделать копию для отчетности;
• покупатель потерял квитанцию и желает получить ее дубликат;
• произошел сбой записи информации, необходимо повторить операцию.

Повторно выпущенная фискальная копия совсем не отличается от своего оригинала, за исключением его форматирования. Происходит это потому, что все данные операции записываются в фискальный накопитель и передаются в ОФД, не считая рекламной части, дополнительной информации о товарах, заголовков и футера.

Как восстановить чек онлайн-кассы

Получить дубликат можно, распечатав его либо из фискального накопителя (памяти кассы) с помощью 1С, либо в личном кабинете ОФД.

Приложение «Копия чека»

Чтобы онлайн-касса выводила 2 экземпляра в момент продажи, необходимо заранее установить в личном кабинете дополнительное платное приложение «Копия чека» для вывода дубликатов. В следующий раз при необходимости кассир сможет указать, что квитанция нужна в двух экземплярах, и касса автоматически выведет 2 оригинала.

Такое приложение поможет выводить копии и за прошлые даты. Достаточно лишь нажать кнопку «Копия», и в личном кабинете появится информация обо всех совершенных ранее операциях.

Видео по теме: Приложение «Копия чека» от Эвотор – пошаговая инструкция распечатки дубликата.

Отправка электронной копии

Если же такое приложение не было установлено, распечатать копию из личного кабинета не получится. Однако можно отправить копию чека в электронном виде из фискального накопителя на указанный электронный ящик клиента, с которого он сможет самостоятельно его распечатать.

Отправка на почту клиента в 1С

Для отправки дубликатов в 1С должны быть установлены сервисы отправка по смс и на электронный ящик клиента.

В системе 1С возможно установить функцию отправки сразу после пробития покупки. Для этого необходимо выполнить следующую комбинацию:

1. НСИ и администрирование, далее – настройка;
2. продажи ФЗ-54;
3. поставить галочку «Отправлять электронные чеки после пробития на ККТ».

Рис 2. Установка опции отправки после пробития операции

Отправка чека через ОФД

Если требуется направлять дубликаты через оператора фискальных данных (ОФД), то заранее в системе 1С потребуется установить соответствующие опции:

1. НСИ и администрирование, далее – настройка.
2. Продажи ФЗ-54.
3. Поставить галочки «Отправлять электронные чеки по SMS через оператора фискальных данных» и «Отправлять электронные чеки по E-mail через оператора фискальных данных».

Рис 3. Установка опций для отправки дубликатов через ОФД

Отправка копии выполняется в поле «Рабочее место кассира» из меню «Форма оплаты» (наличная, безналичная или смешанная оплата).

В поле приема оплаты перед внесением покупки выбирается способ направления дубликата и указывается электронный адрес клиента.

Важно! При отказе клиента самостоятельно печатать дубликат, можно отправить его на свою «электронку» для печати в магазине, а затем отдать клиенту бумажный вариант.

Возврат покупки

Существует еще один, более сложный, вариант печати копии – оформить возврат.

Часть 1. Основы возврата на онлайн-кассах.

Часть 2. Виды возвратов, технически возможных на онлайн-кассах.

Часть 3. Инструкция возврата на распространённых моделях онлайн-касс: Меркурий, Атол, Штрих-М, фискальные регистраторы.

После распечатки чека коррекции придется пробить все товары (услуги) заново. По окончании касса распечатает новый оригинал. Если же необходимо вывести 2 экземпляра одновременно, необходимо заранее установить приложение «Копия чека».

Как правильно заверить копии кассовых чеков?

Зачем оставлять чеки.

Для чего вам могут понадобиться чеки по терминалу:

Банки могут попросить вас предоставить информацию по операциям с картами, а именно чеки по эквайрингу или их копии за определенный период или по конкретным операциям.

Это нужно для разрешения спорных ситуаций или для исключения мошеннических действий. Срок предоставления документов банку составляет 3 рабочих дня.

Поэтому лучше все чеки упорядочить и сохранить таким образом, чтобы данные на них не потерялись.

Передача чеков в банк

Каждый день банк получает информацию по всем операциям, совершенным через терминал. По отчетам, которые поступают в банк после закрытия дня, происходит сверка итогов.

Однако бывают случаи, когда у банка возникают вопросы по конкретным операциям, тогда он запрашивает бумажные чеки по эквайрингу — слипы.

Банк выполняет требования законодательства, поэтому обязан проверять подозрительные операции и противодействовать мошенническим операциям.

Правила выдачи кассового чека в 2020 году

И помимо плановых проверок, о которых владелец бизнеса будет знать заранее, налоговики могут «наведаться» в магазин внепланово и проверить, выдаст ли ваш кассир в ходе контрольной закупки «тайному покупателю-инспектору» фискальный кассовый чек или «забудет» это сделать. Требование в обязательном порядке выдавать покупателям и клиентам кассовые чеки закреплено в Федеральном законе от 22.05.2003 №54-ФЗ

«О применении контрольно-кассовой техники (ККТ) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт»

Онлайн-касса Бизнес.Ру для продаж в розничных магазинах соответствует 54-ФЗ и ЕГАИС. Подходит для ларьков и небольших магазинов.

Для начала работы вам достаточно наличие компьютера или смарт-терминала, и фискальный регистратор к ним. По итогу вы получаете полноценную POS-систему по цене фискального регистратора!

Вторая статья данного Федерального закона

Чем копия отличается от оригинала

Некоторые документы разрабатываются только в одном экземпляре, а создание второго оригинала не представляется возможным. К ним относятся трудовая книжка, договор работника и работодателя (существует в 2 экземплярах), договор купли-продажи, приказ о приёме на работу. Однако данные из этих бумаг нужны банкам, налоговой службе и некоторым другим учреждениям. Например, для выдачи кредита или оформлении ипотеки. Предоставить им оригинал невозможно, поэтому оформляется копия.

Заверенная копия документа — это завизированная подписью руководителя и печатью организации (при наличии) бумажная ксерокопия документа. Цель визы — гарантировать достоверность.

Копия — скопированная версия оригинального документа, чаще всего выполняется на простом копировальном аппарате. Но чтобы предупредить мошенничество, принимающие копии учреждения просят заверять их в особенном порядке. Рассмотрим, по каким правилам проходит заверение копий документов в организации и как написать всё корректно с первого раза.

Порядок заверения копий документов

Порядок заверения копий документов в действительности довольно прост, хотя и регулируется одновременно несколькими законодательными актами, один из которых и вовсе действует с 1983 года:

• Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 № 9779-X;
• Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-200 от 3 марта 2003 № 65-ст.

Законодательство предусматривает 2 основных варианта заверения:

Нотариальное чаще всего требуется бизнесу, а работникам достаточно простого — подписи работодателя. В отдалённых сельских поселениях, где нет нотариуса, эту функцию исполняет глава муниципалитета или его уполномоченный заместитель. Самостоятельно заверяются те акты, которые подготовлены в самой компании: приказы и договоры. Визировать документы, которые созданы другим учреждением, правомерно только тогда, когда подлинники находятся на хранении в самой компании. Это правило чаще всего касается трудовой книжки.

Кто имеет право заверить копию

Право заверения внутри компании есть у:

• руководителя/директора;
• заместителя начальника;
• начальника отдела кадров;
• уполномоченного лица, если это право зафиксировано в уставных документах организации.

В случае, если у организации есть печать, подпись нужно закрепить ею. Штамп ставится таким образом, чтобы не перекрывать визу, должность и расшифровку фамилии. Образец штампа «Копия верна» представлен на изображениях к материалу. Если юридическое лицо работает без печати, бумаги заверяются только подписью. Учреждение, принимающее копии, должно учитывать этот нюанс и не имеет права отказывать в приёме из-за отсутствия печати.

Как восстановить чеки для налогового вычета

юридическая помощь

Нужны ли чеки для налогового вычета за обучение

Чтобы оформить налоговый вычет за обучение, Вам необходимо предоставить документы, подтверждающие Ваши расходы. Но если чек потерян, выцвел, можно ли вернуть 13 процентов — нужны ли чеки для налогового вычета за обучение?

При оплате обучения (например, в ВУЗе, автошколе, колледже, на различных курсах и т.д.) Вы имеете возможность в течение срока давности вернуть налог за свою учебу, а также за учебу некоторых родственников:

Вычет за обучение супруга в настоящий момент невозможен. Сумма возврата подоходного налога за учебу определяется расходами налогоплательщика, а также тем, чье обучение было оплачено (существуют ограничения по сумме вычета за свое обучение, сестры/брата, ребенка). При этом вернуть 13 % от стоимости учебы можно при представлении налогоплательщиком документов, подтверждающих его фактические расходы за обучение. Обязательны ли чеки для налогового вычета по обучению, нужно ли их подавать или вычет можно оформить без них?

Можно ли получить вычет за обучение без чеков?

Таким образом, при получении налогового вычета за учебу необходимо предоставить копии платежных документов, подтверждающих оплату обучения:

• при внесении наличных денежных средств в кассу образовательного учреждения такими документами могут быть квитанции к приходным кассовым ордерам, чеки контрольно-кассовой техники (ККТ), бланки строгой отчетности (БСО);
• в случае безналичных расчетов в качестве документов, подтверждающих расходы налогоплательщика, могут выступать, например, платежные поручения на перечисление сумм со счета налогоплательщика на счет учебного заведения с отметкой банка об исполнении, банковские выписки о перечислении денежных средств.

Как правильно заверить копию документа?

Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X также установлено, что предприятия, учреждения и организации высылают копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан.
Законопроект направлен на установление новеллы, которая позволит обеспечить и защитить права и интересы вкладчиков, оказавшихся жертвами недобросовестных кредитных организаций, которые не включили указанных вкладчиков — физических лиц в реестр вкладчиков по различным причинам. Десятки тысяч добросовестных граждан нашей страны, лишившихся зачастую последних средств к существованию, будут иметь дополнительные гарантии защиты своих прав и могут быть уверены, что государство защитит их интересы и сбережения.

Не стоит обращаться к умельцам, которые с помощью специальных программ изготовят копию чека по заданным параметрам. Ведь это будет не что иное, как подделка документов, что грозит уголовными санкциями (ст. 327 УК РФ). Несмотря на то, что у вас есть поблекшие исходники, контролерам вы предъявите заведомо подложный документ. Даже не копию, а именно подделку.
Хранить товарный чек следует в течение всего срока, на который дается гарантия на приобретенный товар или услугу. Товарный чек является первичным документом, следовательно срок хранения его для организаций составляет 5 лет.

Форма и обязательные реквизиты

Этот чек не имеет унифицированной формы. Поэтому ИП вправе разработать для своего предприятия особый образец этого документа.

Главное, в нем должны быть следующие реквизиты:

• название документа;
• дата оплаты;
• номер по порядку;
• название организации (ФИО ИП);
• идентификационный номер налогоплательщика (организации или ИП);
• название каждого проданного товара;
• количество единиц проданного товара;
• стоимость единицы товара;
• итоговую сумму платежа;
• должность, ФИО и роспись продавца.

Нужна ли печать?

О проставлении печати на этом виде чека в законодательстве ничего не сказано. Этот документ не имеет унифицированной формы, поэтому должен включать данные, приведенные в п.2 ст.9 ФЗ №129, печать в этом пункте не значится. Следовательно, чек без печати может быть принят к учету. Но, нормативные правила обязывают организации применять в своей деятельности печать, поэтому некоторые юристы придерживаются мнения, что на чеках, выданных юридическим лицом, печать должна присутствовать.

В каких случаях ИП обязан выписать ТЧ?

Индивидуальные предприниматели и организации, работающие с использованием ККМ, обязаны предоставлять товарный чек в дополнение к кассовому, если того требует покупатель.

А для ИП и юридических лиц, являющихся плательщиками ЕНВД заполнение товарного чека — основное подтверждение совершения сделки. Тоже касается и предпринимателей, находящихся на Патенте, но только в сфере торговли и оказании прочих услуг, когда речь идет о подтверждении оказания услуг населению выдается бланк строгой отчетности.

Подлежат прошивке

Далеко не все документы должны подлежать прошивке, и по этой причине очень важно понять, какие именно из них подойдут для такой процедуры. Понятно, что документ, который состоит из одного листа, не подлежит прошивке.

В целом, кадровые специалисты должны заниматься сшивкой следующих документов:

1. Штатное расписание.
2. Приказы для общего состава.
3. Приказы для личного состава.

Что касается бухгалтерских служб, то их сотрудники должны сшивать:

1. Накладные.
2. Авансовые отчеты.
3. Путевые листы.
4. Счета-фактуры.
5. Акты выполненных работ.
6. Кассовые книги.
7. Ведомости о зарплате.
8. Оборотные ведомости.

Товарный чек. Бланк и образец заполнения

Товарный чек – документ строгой отчетности, который широко применяется в торговле при работе с наличностью. Он используется тогда, когда представитель организации-продавца (например, кассир) должен подтвердить факт получения денежных средств и совершения продажи. Чаще всего товарные чеки применяются в тех случаях, когда продавец имеет право не пользоваться в своей работе кассовыми аппаратами или же когда клиент просит дополнительно к кассовому чеку выписать еще и товарный, к примеру, для расшифровки полного перечня приобретаемой продукции.

Для чего нужен товарный чек

Довольно часто товарные чеки просят оформить покупатели, представляющие какую-либо организацию и покупающие для нее определенные виды товаров (например, секретарь при закупке канцелярских принадлежностей). В этом случае товарный чек является приложением к кассовому чеку и служит документом бухгалтерского учета, который подтверждает произведенные на нужны предприятия расходы.

В случаях, когда приобретенный товар оказывается ненадлежащего качества и покупатель имеет желание вернуть за него деньги или же поменять его на аналогичную продукцию, товарный чек служит доказательством совершенной ранее покупки.

Также юридическую силу документ обретает в тех случаях, когда по каким–либо причинам между продавцом и покупателем возникли разногласия, требующие разрешения в судебном порядке.

Оформляя товарный чек, продавцу не помешает помнить об одном важном нюансе: при продаже товара, в соответствии с установленными законом нормами, продавец должен предупредить покупателя об имеющихся в нем недостатках, причем как в устной, так и в письменной форме. Товарный чек также подходит для фиксации брака или дефекта в товаре, что в дальнейшем гарантирует продавцу защиту, если клиент вдруг надумает вернуть продукцию, о низком качестве которой он был заранее предупрежден.

Правила оформления товарного чека

Товарный чек не имеет унифицированного образца, поэтому предприятия и организации могут разрабатывать шаблон документа самостоятельно или писать его в свободном виде. Некоторые организации, придумав собственную форму документа, заказывают впоследствии определенный тираж в типографии и продавцы при продажах заполняют бланки от руки, продавцы других компаний вносят все сведения о продаже в файл бланка, хранящийся в компьютере и распечатывают товарный чек на принтере каждый раз при совершении продажи.

Количество таблиц и строк в документе не ограничено, так что в зависимости от ситуации товарный чек можно сужать или расширять.

Например, в него можно внести строку для указания артикула и сорта (на текстильные, швейные, меховые изделия или обувь), пробы, вида и характеристики (при продаже драгоценных металлов и камней) и т.д. Кроме того, в товарный чек можно вносить сведения о предоставляемой гарантии или логотип предприятия.

При всем многообразии форм, в товарном чеке всегда должна быть следующая информация:

1. название и реквизиты организации,
2. сведения о конкретном продавце,
3. данные о продукции:
   • наименование,
   • количество,
   • цена,
   • общая стоимость.

Товарный чек обязательно должен быть подписан продавцом, совершившим продажу.

Ставить печать на нем необязательно, поскольку начиная с 2016 года, юридические лица (как и индивидуальные предприниматели) имеют право не пользоваться в своей деятельности штампами и печатями.

Оформляется товарный чек в двух экземплярах, один из которых остается у продавца, а второй передается на руки потребителю. Чтобы при оформлении товарного чека от руки, не заполнять два раза одно и то же, рекомендуется использовать копировальную бумагу. Выписывать товарный чек необходимо непосредственно в момент совершения сделки купли-продажи.

Инструкция по заполнению товарного чека

Документ это довольно простой и не должен вызвать при оформлении особых затруднений.

• В первую строку товарного чека вписывается полное наименование предприятия, отпускающего товар с указанием его организационно-правового статуса и номера ОГРН (из учредительных документов предприятия).
• Далее вносится фактический адрес, по которому осуществляется продажа.
• Затем посередине строки пишется наименование документа и его номер по внутреннему документообороту компании, а также вписывается дата совершения сделки.
• После этого в соответствующей строчке нужно указать должность, фамилию, имя и отчество сотрудника, который производит продажу.
• Потом в товарный чек следует включить специальную таблицу. В нее надо вписать подробный список проданных товаров, с указанием их наименования, единицы измерения (штуки, литры, килограммы и т.д.) количества, цены и общей стоимости.
• В строке «Итого» отмечаем полную стоимость проданной продукции прописью.
• В заключение товарный чек должен заверить своей подписью продавец, отпустивший товар, с обязательной её расшифровкой.

Выгорел чек РРО под авансовым отчетом: все пропало?

История с выгоревшими чеками «долгоиграющая». Практически все кассовые аппараты в магазинах печатают чеки на термобумаге. Такая печать действительно очень недолговечная: символы стираются, легко исчезают при перепаде температур, выгорают на солнце. Вот и получается, что через какое-то время под авансовым отчетом (АО) вы видите чистый прямоугольный листочек бумаги. Поэтому бухгалтеры делают правильно, когда копируют чеки и подкладывают их под те же АО для подстраховки. Что это дает?

С точки зрения НДС

В п. 198.6 НКУ указано, что не относятся к НК суммы налога, уплаченного (начисленного) в связи с приобретением товаров (услуг), которые не подтверждены налоговыми накладными (НН), таможенными декларациями или другими подобными документами согласно п. 201.11 НКУ. В случае, если на момент проверки налогоплательщика суммы налога, предварительно отнесенные к НК, остаются неподтвержденными документами, налогоплательщик несет ответственность в соответствии с законом (санкции смотрите ниже).

Кассовый чек (КЧ) является одним из тех документов, который может заменить собой НН ( п.п. «б» п. 201.11 НКУ) и подтвердить НК (подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 60, с. 4). Для этого нужны две вещи:

— КЧ должен содержать сумму полученных товаров/услуг, общую сумму начисленного НДС, фискальный номер и налоговый номер продавца;

— с целью начисления НК максимальная сумма чека не может превышать 200 грн. в день (без учета НДС).

Если же максимальная сумма превышена, то НН просто необходима. Причем требовать от поставщика НН следует сразу же в день совершения покупки. В противном случае продавец может составить «итоговую» НН и вы утратите право на НК безвозвратно ( п. 14 Порядка заполнения налоговой накладной, утвержденного приказом Минфина от 31.12.2015 г. № 1307).

Однако наличие НН на НК, которая не подтверждена документом (чеком), — не повод «расслабляться». Так как налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности на основании данных, не подтвержденных первичными документами, другими документами, связанными с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством ( п. 44.1 НКУ). Вот и получается: если чек испорчен (к примеру, выгорел), то оснований для отражения НК у налогоплательщика нет.

С точки зрения налога на прибыль

Начиная с 01.01.2015 г. налог на прибыль рассчитывается по бухгалтерским правилам ( п. 134.1 НКУ). В п. 44.2 НКУ установлено, что для расчета налога на прибыль плательщик налога использует данные бухгалтерского учета и финансовой отчетности по доходам, расходам и финансовому результату до налогообложения. В свою очередь, основанием для бухгалтерского учета хозопераций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления таких операций ( ст. 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV).

И до внесения этих изменений в НКУ расходы учитывались на основании первичных документов, подтверждающих осуществление налогоплательщиком расходов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета ( п. 138.2 НКУ в редакции до 01.01.2015 г.).

Одним словом, первичный документ — это основа хозяйственной операции в бухгалтерском учете, и его наличие обязательно для расчета налога на прибыль.

Увы, если чек испорчен, то вам придется пожертвовать не только расходами и НК.

С точки зрения кассовой дисциплины

Так, при проверке отчетов об использовании средств для решения хозяйственных вопросов особое внимание уделяется наличию оригиналов подтверждающих документов, их погашению и т. п. В противном случае их отсутствие приведет к плохим последствиям (см. ниже).

С точки зрения НДФЛ

Кроме того, при проверке могут не признать АО с выгоревшими чеками. В итоге сумма, которая получена в качестве аванса на командировку или под отчет и не возвращена в срок, будет считаться излишне израсходованными денежными средствами ( п. 170.9 НКУ). Базу налогообложения по излишне израсходованным денежным средствам будут определять с применением «натурального» коэффициента из п. 164.5 НКУ. Что касается военного сбора, то он рассчитывается от суммы, уже пересчитанной на коэффициент. Все эти суммы должны быть удержаны с работника-подотчетника.

К сожалению, идеальных решений проблемы с выгоревшим чеком не существует, но у вас есть один аргумент — копия чека! И, возможно, он сработает, если вы сделаете дополнительные шаги, которые мы вам хотим предложить.

Спасательный круг

Точнее, круги, ибо их несколько.

1. Наличие копии фискального чека — это уже что-то! Ведь, скорее всего, на кассовом чеке есть такие обязательные реквизиты, как наименование и адрес хозяйственной единицы. Обратитесь к продавцу с просьбой заверить сделанную вами копию. Обычно документ заверяется продавцом так: ставится надпись «копия верна», подпись должностного лица (Ф. И. О., должность), печать предприятия (при ее наличии).

В то же время имейте в виду, что продавец не обязан заверять копию выданного им чека, это его право, а не обязанность.

2. Неплохо, если у предприятия есть какие-либо дополнительные документы к фискальному чеку, к примеру, накладные (в том числе и приходные накладные, составленные самим предприятием для оприходования ТМЦ, купленных за наличку).

Наличие правильно оформленных первичных документов, возможно, поможет вам с признанием расходов и НДС при проверке. Однако все такие документы не являются расчетными, т. е. такими, которые бы подтверждали факт уплаты денежных средств продавцу. Поэтому постарайтесь заверить копию чека у продавца.

Важно! Мы не можем исключить того, что легитимность заверенной копии чека остается под сомнением. Ведь копия — это не оригинал. Поэтому при проверке многое будет зависеть от лояльности проверяющих и ваших аргументов для признания расходов, НК и факта израсходования средств подотчетным лицом.

3. Этот поможет тем, кто проводил расчет с продавцом через терминал с использованием корпоративной либо личной платежной карточки (подробнее см. в «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 46). Банк по запросу клиента может предоставить выписку по текущему счету. Согласны, в квитанции терминала или в выписке не приводится информация о количестве проданного товара (услуги). И рассматривать ее как расчетный документ нельзя. Однако наличие заверенной продавцом копии чека и полученной выписки, будем надеяться, сделает налоговиков более снисходительными при проверке.

Штрафные санкции

Что дает вам знание штрафных санкций?

Во-первых, вы узнаете, на какую сумму «попали».

Во-вторых, вы просчитаете возможные варианты расходов по восстановлению, к примеру, заказать экспертизу (дорогой вариант).

В-третьих, вы можете согласно п. 44.5 НКУ уведомить контролирующий орган по месту учета об утрате, повреждении или досрочном уничтожении документов. На их восстановление вам отводится 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления сообщения. В то же время посчитайте сами, стоит ли заранее признаваться. Может быть, с учетом информации о штрафах и сложности восстановления просто понадеяться, что этот чек не найдут.

Штрафы, если испорчен чек РРО

№ п/п

Нарушение

Основание

Санкция

Если контролирующий орган самостоятельно определяет сумму НО, уменьшение суммы бюджетного возмещения и/или отрицательного значения суммы НДС плательщика налогов

25 % суммы определенного НО, завышенной суммы бюджетного возмещения

При повторном нарушении в течение 1095 дней

50 % суммы определенного НО, завышенной суммы бюджетного возмещения

По результатам деятельности в 2015 году штрафные (финансовые) санкции к плательщикам налога на прибыль предприятий за нарушение порядка исчисления, правильности заполнения налоговых деклараций по налогу на прибыль предприятий и полноты его уплаты не применяются

За превышение срока использования выданной под отчет наличности

25 % от суммы, выданной под отчет

За проведение расчета с подотчетным лицом без наличия подтверждающих документов под АО

100 % от выданной под отчет суммы

К физлицу-подотчетнику за излишне израсходованные денежные средства ( п. 170.9 НКУ) с применением «натурального» коэффициента ( п. 164.5 НКУ)

18 % от излишне израсходованной суммы (рассчитанной с применением коэффициента)

Вот такой неслабый перечень штрафов за выгоревший чек. И это без учета админштрафов и пени.