Гарантийное обязательство на возврат денежных средств

Гарантийное письмо на возврат денег

Необходимость в составлении письма о возврате денег возникает в самых разных ситуациях. Например, клиент вернул некачественный товар в магазин с уговором получить обратно деньги, однако денежных средств в положенный срок так и не дождался. Или же одно юридическое лицо заказало товар или услугу у другого юридического лица, оплатило его, но так и не получило.

Еще одна распространенная ситуация – когда денег было уплачено больше чем нужно. К примеру, физическое лицо заключило контракт на выполнение ряда работ со строительной компанией. Но по ходу работ выяснилось, что по факту расходы были ниже. Что же делать в таких ситуациях?

Когда необходимо гарантийное письмо для осуществления процедуры возврата денежных средств покупателю?

Досудебный порядок решения проблемы с возвратом денег един для всех ситуаций. Согласно нему следует написать заявление согласно стандартному образцу.

Если покупатель является физическим лицом – заявление пишется на обыкновенном листе А4, а если юридическим – на фирменном бланке компании. Суть заявления заключается в требовании о возврате денег на банковский счет.

Мотивация для возврата может быть следующей:

• Были лишние денежные начисления;
• Деньги были по ошибке начислены не на тот банковский счет;
• Деньги были уплачены за некачественный товар и др.

Как правило, плательщик желает не просто вернуть свои деньги, а сделать это как можно быстрее. Продавец же настаивает на доскональном соблюдении законных правил по возвращению платежа.

Чтобы исходом процесса довольными остались обе стороны и при этом не был нарушен закон, перед написанием претензии имеет смысл получить помощь квалифицированного и опытного в этом сегменте дел юриста.

Порядок составления документа, используемого в качестве основания требования возмещения расходов на покупку отданного обратно товара

Возврат денег проходит по одинаковой процедуре как для физических, так и для юридических лиц. Различия, конечно, существуют, но они заключаются в незначительных деталях.

Главное требование заключается в наличии документов, подтверждающих факт совершения сделки купли-продажи. Таким документом может выступить кассовый чек, бухгалтерская платежная бумага и др.

Юридическим лицам нужно будет оформить заявление на фирменном бланке, в то время как физическим лицам будет достаточно обычного листа А4.

В правом верхнем углу такого листа указываются реквизиты той организации, в чей адрес направляется претензия. Как правило, письмо пишется на имя человека, занимающего в организации руководящую должность.

Далее, в основной части письма, указывается суть претензии. Здесь указывается информация о покупателе и человеке, продавшем товар, а также сумма, которая была уплачена и, соответственно, подлежит возврату.

Важно отметить, что лишние перечисленные деньги либо средства, которые должны быть возвращены за некачественный товар, вернуть значительно легче, чем деньги, которые были направлены переводом не на тот счет.

О возврате денежных средств по ЗПП читайте тут.

Если же вы столкнулись со вторым случаем, вам нужно сперва обратиться к владельцу счета, на который вы случайно отправили деньги. Если им окажется человек добросовестный – он вернет денежную сумму. Ну а если нет – придется судиться (чаще всего, на практике так и происходит). Выиграть такой процесс не просто. Ключевой момент заключается в том, что вам нужно доказать отсутствие вашей вины в произошедшей ошибке.

Ситуаций, в которых появляется необходимость в возврате денег, огромное множество, а нюансов и тонкостей в каждой из них еще больше. Чтобы все это понять и действовать максимально правильно, следует нанять опытного юриста.

Правила оформления письма, используемого в случае необходимости получения финансовых средств от поставщика

В случае, когда нужно вернуть денежные средства от поставщика – следует правильно составить и подать соответствующее письмо.

Причины для возврата могут быть следующие:

• Товар не был поставлен;
• Материалы не соответствуют стандартам качества;
• По платежному поручению;
• По акту сверки.

Претензия составляется в произвольной форме и пишется от руки. Несмотря на отсутствие единой формы, закон все же предъявляет требования к данному документу. И касаются они реквизитов.

Претензия обязательно должна содержать следующую информацию:

• Суть претензии (подробное описание и емкую формулировку требований покупателя с учетом всех понесенных расходов, неустойки, пени и др.);
• Обоснование вышеуказанных претензий (здесь следует указать ссылки на закон, а также на документы, свидетельствующие о качестве товара и др.);
• Перечень бумаг, прилагающихся к претензии и подтверждающих основания для возврата денег.

Принимающая претензию сторона по закону должна в оговоренные сроки представить заявителю отчет. Если этого не произойдет – покупатель получит право на обращение в суд.

Рекомендуем вести журнал, содержащий информацию обо всех претензиях, которые были предъявлены этому продавцу, а также примечания с указанием информации по их удовлетворению.

Письмо на возврат обеспечения контракта

Письмо на возврат обеспечения контракта представляет собой документ, которым контрагент излагает просьбу о возврате суммы, внесенной за участие в конкурсе на заключение сделки. С помощью данного заявления организация обеспечивает восстановление своего материального положения, существовавшего до участия в торгах или аукционах.

Правовое регулирование

Для участия в конкурсе на заключение договора юридические лица должны предоставить организатору доказательство надлежащего исполнения своих обязательств по сделке. В качестве обеспечения выступают денежные суммы, перечисленные в виде:

• залога;
• первоначального взноса за участие в торгах;
• депозита на счет заказчика;
• банковской гарантии.

Требование об оплате обеспечительного платежа позволяет:

• исключить из конкурса фирмы-однодневки;
• гарантировать реализацию исполнителем всех требований заказчика;
• отстранить от участия компании, у которых отсутствуют денежные средства на счетах.

Подтверждающие намерение выполнить обязательства суммы могут быть переведены для участия:

Конкретный размер денежных средств указывается организатором конкурса или аукциона в извещении об их проведении. Законодательство РФ устанавливает предельные суммы обеспечения обязательства. Например, при объявлении торгов по ФЗ №44 размер взносов участников может варьироваться в диапазоне от 5 до 30% от цены контракта. Если сумма торгов больше 50 млн рублей, диапазон необходимого платежа составляет от 10 до 30 %.

Право на возврат суммы, гарантирующей исполнение обязательств по договору, имеют:

• не выигравшие право на заключение договора компании;
• победитель, с которым подписывается контракт.

Если предложение участника торгов не поддержано заказчиком, требование о возврате обеспечения может быть направлено сразу после объявления победителя.

Перечисление денежных средств в качестве гарантии исполнения договора должно производиться по реквизитам, указанным в извещении о конкурсе. Для доказательства перевода денежных средств к конкурсной документации прилагается платежное поручение с отметкой банка или бланк банковской гарантии.

Для того чтобы сумма залога была возвращена контрагенту, выбранному исполнителем по договору, ему необходимо исполнить все обязательства. Если по контракту предусмотрен гарантийный срок на произведенные товары или выполненные услуги, сумма обеспечения может быть возвращена только по истечении данного периода.

Содержание письма

Возврат денежных средств заказчик осуществляет на основании письменного заявления контрагента. В законодательстве нет обязательных требований к содержанию такого обращения. Основные его элементы разработаны на практике и должны включать:

• наименование, ИНН, ОГРН, адрес регистрации и фактического нахождения заказчика, которому было перечислено обеспечение;
• исходящий номер и дату составления письма;
• обращение к руководителю компании;
• реквизиты документа, которым подтверждается факт перечисления денежных средств;
• размер обеспечения, внесенного юридическим лицом;
• изложение просьбы о возврате и оснований для такого заявления (например, выбор заказчиком другой компании в качестве исполнителя, истечение срока для заключения договора и т.д.);
• указание реквизитов, по которым необходимо перечислить денежные средства;
• ФИО, должность подписанта.

К запросу можно приложить акт сверки взаимных расчетов, подписание которого будет подтверждать факт признания задолженности заказчика перед исполнителем сделки.

Подписывать документ должен руководитель компании либо его заместитель. Также допустимо подписание письма на возврат обеспечения контракта главным бухгалтером. Если заявление подписывается не руководителем, на бланке запроса обязательно должна быть проставлена печать компании.

Документ может быть передан заказчику любым способом, подтверждающим его принятие. Например, письмо можно направить по почте «с объявленной ценностью» или передать в приемную руководителя (с обязательной подписью получившего его лица на втором бланке документа).

Основные ошибки

Среди основных ошибок, которые допускают компании при составлении письма на возврат обеспечения контракта, можно выделить:

• отсутствие в заявлении на возвращение денежного залога точных реквизитов, по которым необходимо вернуть платеж;
• направление письма раньше установленных договором или заявкой сроков возврата залога;
• подписание документа неуполномоченным должностным лицом;
• отсутствие гербовой печати компании.

Чтобы избежать споров с организатором тендера или аукциона, в письме обязательно нужно указать все реквизиты документа, подтверждающего внесение суммы обеспечения. Нелишним будет приложить копию платежного поручения и банковской выписки по счету движения средств юридического лица.

Правила хранения

Период хранения документов юридическими лицами регламентируется нормативными актами РФ. В соответствии с Приказом от 25 августа 2010 года №558 Министерства культуры РФ переписка о взаимных расчетах организации должна храниться в течение 5 лет после того, как все платежи между организациями будут произведены в полном объеме. Сохранность письма о возврате обеспечения по сделке должен обеспечить как заказчик, так и исполнитель или проигравшая торги компания. Данный документ подтверждает обоснованность финансовых операций юридического лица, поэтому может стать предметом проверок налоговой службы.

Кроме того, деятельность участников аукционов и торгов контролируется Федеральной антимонопольной службой. По этой причине письма о возврате обеспечительных сумм целесообразно сохранять в течение 5 лет после завершения проверок соответствующих операций контролирующими органами.

Если компания ликвидируется ранее, чем истечет срок хранения отчетной документации, все письма о возврате денежных средств должны быть переданы в государственный архив.

Статьи

Обеспечение гарантийных обязательств

С 1 июля 2019 года Закон № 44-ФЗ предусматривает обязанность заказчика требовать от поставщика (подрядчика, исполнителя) предоставление обеспечения гарантийных обязательств по контакту, если в техническом задании были установлены требования к гарантии. Из данной статьи Вы узнаете:
— в каких случаях предоставление указанного обеспечения является обязательным;
— в каком размере, порядке и на какой срок должно быть предоставлено такое обеспечение;
— почему обеспечение гарантийных обязательств никак не связано с обеспечением исполнения контракта;
— почему предоставление обеспечения гарантийных обязательств затронет всех участников закупок, в том числе СМП.

Содержание:

Когда предоставление обеспечения гарантийных обязательств является обязательным?

Как уже было отмечено выше, требование о предоставлении поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обеспечения гарантийных обязательств устанавливается только в случае, если в техническом задании заказчиком были установлены требования к гарантии качества товара, работы, услуги. В остальных случаях предоставления такого обеспечения не требуется . В частности, нельзя путать понятия гарантийные обязательства и остаточный срок годности товара. При установлении последнего требование к обеспечению гарантийных обязательств не устанавливается.

В большей части закупок товаров (например, закупках продуктов питания, лекарственных средств и т.д.), работ (например, работ по сносу объектов капитального строительства), услуг (например, консультационных услуг, образовательных услуг и т.д.) требования к гарантийным обязательствам не устанавливаются. Однако, существуют отдельные закупки, при которых желательно, а иногда необходимо (обязанность заказчика) установить требования к гарантии качества. Давайте поговорим о них, но в начале вспомним, что понимает Закон № 44-ФЗ под гарантийными обязательствами.

Согласно ч. 4 ст. 33 Закона № 44-ФЗ под гарантийными обязательствами понимаются требования заказчика к гарантии качества товара, работы, услуги, а также требования к гарантийному сроку и (или) объему предоставления гарантий их качества, к гарантийному обслуживанию товара. По общему правилу заказчик вправе установить в техническом задании гарантийные обязательства. Например, при закупке офисной мебели заказчик может как установить требование о гарантийном сроке, так и не сделать этого. Однако, если заказчик закупает машины и оборудование (например, легковой автомобиль, компьютерное оборудование и т.д.) он обязан установить требования по гарантийным обязательствам поставщика и, соответственно, потребовать предоставить обеспечение их выполнения.

В каком размере, порядке и на какой срок должно быть предоставлено такое обеспечение?

Согласно ч. 6 ст. 96 Закона № 44-ФЗ размер обеспечения гарантийных обязательств не может превышать 10% НМЦК. Порядок и срок предоставления обеспечения гарантийных обязательств должны быть определены заказчиком в контракте (п. 1 ч. 13 ст. 34 Закона № 44-ФЗ), в том числе случае, если такой контракт является типовым и не содержит указанных условий. При определении порядка и срока предоставления обеспечения гарантийных обязательств заказчику необходимо помнить о следующем:

1) В соответствии с ч. 7.1 ст. 94 Закона № 44-ФЗ оформление сторонами документа о приемке осуществляется только после предоставления обеспечения гарантийных обязательств. В отличие от обеспечения исполнения контракта обеспечение гарантийных обязательств предоставляется после заключения контракта, но до подписания сторонами документа о приемке. В Законе № 44-ФЗ не решен вопрос о том, как следует поступить заказчику, если продукция по контракту принимается частями (например, равными партиями поставляется компьютерное оборудование)?

Формально ч. 7.1 ст. 94 Закона № 44-ФЗ не допускает требовать предоставление обеспечения при закрытии отдельного этапа исполнения контракта. При этом срок гарантийных обязательств по контракту может начать течь после поставки части продукции (в отношении этой части) и подписания сторонами документа о приемке. Без затребования обеспечения гарантийных обязательств по части уже поставленной продукции выполнение таких обязательств будет не гарантировано. Для исключения споров мы не рекомендуем предусматривать частичную приемку при установлении требования об обеспечении гарантийных обязательств. Однако, если без приемки частями нельзя обойтись, рекомендуем устанавливать требование об обеспечении гарантийных обязательств в части всего объема поставленной продукции. При этом сумма обеспечения гарантийных обязательств не должна превышать 10% НМЦК.

2) Обеспечение гарантийных обязательств может предоставляться поставщиком (подрядчиком, исполнителем) в виде банковской гарантии или внесением денежных средств на счет заказчика (ч. 3 ст. 96 Закона № 44-ФЗ). Срок предоставления такого обеспечение не может быть менее срока действия гарантийных обязательств + один месяц. Например, если при закупках работ по строительству объекта капитального строительства заказчик установил срок гарантии в размере 5 лет на основании ст. 756 ГК РФ, подрядчик обязан предоставить обеспечение на срок не менее 5 лет + 1 месяц. В период действия гарантийных обязательств поставщик (подрядчик, исполнитель) имеют право заменить ранее предоставленное обеспечение гарантийных обязательств (ч. 7 ст. 96 Закона № 44-ФЗ), но не может уменьшить его размер. Это отличительная черта такого обеспечения от обеспечения исполнения контракта.

3) Закон № 44-ФЗ не предусматривает обязанность заказчика прописывать в контракте срок возврата обеспечения гарантийных обязательств. При отсутствии такого условия обеспечение гарантийных обязательств должно быть возвращено заказчиком в разумный срок (в случае предоставления обеспечения гарантийных обязательств в форме денежных средств).

Отличительные особенности обеспечения гарантийных обязательств от обеспечения исполнения контракта.

Помимо тех отличительных особенностей, которые были указаны выше, следует отдельно выделить еще две:

1) Требование об обеспечении гарантийных обязательств должно быть установлено заказчиком даже в тех случаях, когда предоставление обеспечения исполнения контракта не требуется. Например, при закупке компьютерного оборудования способом запроса котировок в электронной форме заказчик вправе не установить требование об обеспечении исполнении контракта (ч. 1 ст. 96 Закона № 44-ФЗ), но обязан установить требование о предоставлении обеспечения гарантийных обязательств, т.к. при закупках оборудования обязан определить требования к гарантийным обязательствам в техническом задании.

2) От предоставления обеспечения гарантийных обязательств не освобождаются казенные учреждения и СМП (ч.ч. 8 и 8.1. Закона № 44-ФЗ).

Гарантийное письмо

Выражение «гарантийное письмо» подразумевает под собой достаточно широкий спектр документов, объединяющий в себе одно — кто-то что-то кому-то гарантирует. В данном материале мы раскроем вам, как правильно написать гарантийное письмо, приведем образцы разных гарантийных писем, а также поясним для чего они вообще нужны.

На начало 2020 года материал полностью актуален.

Что такое гарантийное письмо

Смысл проистекает из самого названия — это документ, выражающий волеизъявление одной стороны произвести какие-либо действия в пользу другой стороны, к примеру: оплата задолженности, выполнение определенных, взятых на себя, обязательств, совершение определенных действий.

Как правило, подписывает гарантийное письмо руководитель компании. В отдельных случаях — его представитель по доверенности, если он уполномочен на подписание документов компании.

Что должно содержать гарантийное письмо

Гарантийное письмо должно содержать следующие параметры:

• от кого исходит, и кому адресовано данное письмо, иными словами, стороны;
• реквизиты стороны-гаранта, адрес, контакты;
• дата документа, и, если вы ведете тщательное делопроизводство в своей компании — исходящий номер документа;
• суть изложенного — кто, что гарантирует, в какие сроки;
• должность, ФИО должностного лица, подписавшего письмо;
• печать организации, кроме случаев подписи письма представителем по доверенности; в этом случае понадобятся данные об этой доверенности;
• если составлял исполнитель — данные и контакты исполнителя.

Желательно составить письмо на фирменном бланке, такие документы лучше воспринимаются, нежели просто на белом листе бумаги.

Образцы гарантийных писем

Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

Гарантийное письмо на юридический адрес, как его иногда называют, это документ, согласно которому собственник или арендатор (при наличии согласия собственника) гарантируют предоставить нежилое помещение в качестве юридического адреса компании. Фактически компания там может и не находиться, однако это может быть чревато отказом в регистрации — налоговая с 2017 года тщательно проверяет принадлежность компании определенному адресу.

Образец гарантийного письма о юридическом адресе с июля 2017 года, после массовых отказов по адресам:

Гарантийное письмо об оплате задолженности

Один из наиболее частых примеров применения гарантийных писем — возврат дебиторской задолженности. Как написать гарантийное письмо об оплате задолженности? В первую очередь, нужно дать понять кредитору, что вы намереваетесь платить без задержек и просрочек, дабы не подорвать к себе доверия. Желательно предоставить график погашения задолженности, если оплата планируется частями с определенной периодичностью. Если же этого не планируется, можно просто указать сумму, и срок, до которого она должна быть возвращена.

Пример гарантийного письма об оплате задолженности:

Гарантийное письмо о выполнении обязательств по договору

Обязательствами по договору не обязательно может быть оплата, хотя такое гарантийное письмо также имеет место быть. Как пример, приведем образец гарантийного письма об оплате товара:

А также, образец гарантийного письма об оплате услуг по договору

Москва, ул. Простая, д. 28, корп. 2

Настоящим ООО «ВАСИЛЕК» в лице Генерального директора Петрова Александра Ивановича гарантирует ООО «Лютик» ( ОГРН_____, ИНН_____) оплату по счету № 147/р в размере 150 000 (сто пятьдесят тысяч) рублей за размещение рекламы, в срок до 01.08.2018 г.

Генеральный директор ООО «ВАСИЛЕК» ____________Петров А.И.

В любом случае необходимо указать, что именно вы гарантируете сделать, и в какой срок.

Однако, обязательствами по договору может быть и, к примеру, поставка товара, выполнение работ. Приведем пример гарантийного письма на поставку товара (образец):

Москва, ул. Простая, д. 28, корп. 2

Настоящим ООО «ВАСИЛЕК» в лице Генерального директора Петрова Александра Ивановича гарантирует ООО «Лютик» ( ОГРН_____, ИНН_____) произвести поставку товаров по договору №___ от __.__.20__г. в соответствии с высланной спецификацией от __.__.20__ г., в срок до 01.08.2018 г.

Генеральный директор ООО «ВАСИЛЕК» ____________Петров А.И.

А также, образец гарантийного письма на выполнение работ по договору подряда:

Гарантийное письмо о приеме на работу

Гарантийное письмо от работодателя о приеме на работу — еще один вид гарантийного письма. В нем, как нетрудно догадаться, работодатель гарантирует принять соискателя на работу на должность, указанную в вакансии на определенную оплату. К примеру, такое письмо может понадобиться для оформления визы в консульстве иностранному специалисту, собравшемуся трудоустраиваться в нашей стране. Либо, студенту, который стажировался у данного работодателя, и тот пообещал его у себе устроить после окончания обучения. В любом случае, это гарантия для соискателя, что его точно примут на работу на указанных в письме условиях.

Как видите, ничего сложного в составлении гарантийных писем нет. Главное — внимательность.

Образец гарантийного письма об оплате задолженности

Убедить контрагента, что платежи после поставки товара, выполнения работ либо оказания услуг будут перечислены вовремя, поможет гарантийное письмо об оплате.

Оно представляет собой важный элемент деловой переписки между предприятиями и дает гарантию оплаты задолженности после предварительного выполнения обязательств одной из сторон по сделке. Эта бумага является основанием для внесения в соглашение отсрочки или рассрочки платежей, а также реструктуризации долга.

Образец гарантийного письма об оплате позволяет зафиксировать сроки и порядок расчета по поставке товара, аренде помещения или иному предмету сделки. Другими словами, этот документ представляет способ обеспечения исполнения финансовых обязательств стороной по договору. Он может являться ответом на претензию. Чтобы правильно составить письмо, стоит придерживаться соответствующих образцов оформления и бланков.

Гарантийное письмо подтверждает вашу готовность исполнить взятые обязательства по договору.

В зависимости от условий договора и принятых обязательств, содержание письма может существенно отличаться. Например, образец гарантийного письма на оплату аренды помещения содержит совершенно разные пункты по сравнению с аналогичным документом для налоговой инспекции.

Разберем, как правильно написать гарантийное письмо об оплате задолженности и рассмотрим образец этого документа по отдельным пунктам.

Как правильно написать гарантийное письмо?

Прежде чем заполнить образец гарантийного письма об оплате задолженности, ознакомьтесь с требованиями. В крупных компаниях есть специальные инструкции по делопроизводству, где содержатся правила оформления деловой переписки.

Нужно придерживаться официально-делового стиля. Эта документация оформляется на листе формата А4 или на специально разработанном бланке предприятия с его наименованием, всеми необходимыми реквизитами и логотипом. При написании следует опираться на правила делопроизводства. Такой документ отличается однозначностью формулировок, прозрачностью и ясностью намерений «гаранта».

Составьте письмо-гарантию об оплате задолженности на фирменном бланке организации либо проставьте угловой штамп с уже имеющимися реквизитами фирмы (наименование, форма собственности, фактический адрес и т.д.).

Чтобы правильно составить гарантийное письмо, нужно придерживаться правил делопроизводства.

Зарегистрируйте этот бланк как исходящую документацию. В правом верхнем углу требуется указать реквизиты получателя (полное название компании, Ф.И.О. и должность руководителя). Если вы не в курсе, кто конкретно занимается финансами в фирме, адресуйте обращение компании в целом.

Образец гарантийного письма об оплате товара содержит просьбу о поставке либо выполнении услуг и гарантирует своевременную выплату. Текст документа начинается словами: «Просим выполнить», последний пункт — «Оплату гарантируем». Для письма, которое содержит только гарантию оплаты задолженности, начало будет следующее — «Гарантируем оплату». При этом нужно указать точный срок исполнения финансового обязательства.

Перечислите продукцию либо услуги, которые стали предметом для оформления двухстороннего соглашения. Укажите размер суммы сделки не только цифрами, но и прописью, а также срок оплаты, размер штрафных санкций и пени, которые накладываются на плательщика в ситуации ненадлежащего исполнения обязательств. В конце документа обязательно укажите полное название, юридические адреса каждой из сторон и реквизиты банка для перечислений.

Передайте бланк на подпись руководству. В определенных ситуациях письмо имеет право подписывать и главбух. Заверьте их подписи печатью.

Гарантийное письмо оплаты имеет юридическую силу при грамотном оформлении и соблюдении правил делопроизводства. В обязательном порядке указываются полные реквизиты сторон-партнеров, формулировки «оплату гарантируем», присутствует подпись руководителя и печать организации.

Заполнив образец гарантийного письма об оплате по договору, необходимо соблюсти правила вручения документа контрагенту. При возникновении споров о порядке и сроках расчета по контракту, доказательства вручения будут исследоваться судом.

Как вручить гарантийное письмо?

Направить адресату соответствующую корреспонденцию можно несколькими способами:

1. лично. В таком случае адресат обязан расписаться в получении документации;
2. через почтовую связь — заказным письмом с уведомлением о вручении;
3. факсом;
4. по электронной почте.

Наиболее предпочтительные варианты — первый либо второй, так как у отправителя остаются на руках подтверждающие документы. Остальные возможны по соглашению сторон (к примеру, если в договоре между сторонами указаны адреса e-mail).

Рекомендации по составлению

применяйте официальный стиль изложения, не усложняйте предложения — они должны быть просты и конкретны;

не нужно использовать деепричастные и причастные обороты;

фразы не должны быть расплывчатыми, долгие рассуждения неприемлемы. В противном случае ваш получатель не поймет суть ваших требований или будет сомневаться в ваших гарантиях. Искренность и доброжелательность помогут настроить контрагента на принятие положительного решения в вашу пользу;

жаргон, устаревшие, неупотребляемые слова (архаизмы) и двусмысленные слова не должны присутствовать в деловой переписке;

будьте грамотны — пишите без ошибок.

Типовой образец гарантийного письма об оплате услуг или продукции не утвержден на законодательном уровне. Поэтому контрагенты должны придерживаться при их составлении стиля, принятого для деловых бумаг.

Образец гарантийного письма об оплате

Образец правильного гарантийного письма об оплате задолженности должен содержать четкие формулировки, позволяющие определить срок и порядок исполнения обязательств, а также условия привлечения к ответственности. Поэтому содержание отдельных пунктов может существенно отличаться, в зависимости от предмета сделки, Содержание документа должно быть четким и понятным, язык — деловым, без сленговых и жаргонных выражений. Прописывая условия, важно осознавать свои реальные возможности.

При невыполнении обязательств вам придется заплатить пени и штрафы.

Заполняя образец гарантийного письма на оплату счета, нужно указать следующие пункты:

наименование организации, ФИО лица-отправителя;

реквизиты отправителя (ИНН, КПП);

юридический и фактический адрес отправителя;

наименование организации, ФИО лица, которому адресовано письмо — получателя;

суть предоставляемых адресату гарантий;

В конце ставится гербовая печать компании-отправителя, подпись и дата составления документа.

Гарантийное письмо можно составить при взятии кредита, регистрации компании в налоговой, по договорам поставки, выполнения работ или оказания услуг.

Задолженности

Оформляя этот документ, вы гарантируете исполнение в будущем взятых на себя обязательств по оплате долга. К перечисленным выше пунктам необходимо добавить сумму задолженности (указывается прописью и цифрами), график ее погашения, номер и дату договора, по которому возник долг.

Чтобы перенести сроки исполнения обязательств или согласовать реструктуризацию долга, можно использовать образец гарантийного письма об отсрочке оплаты. В таком документе нужно указать точный срок, на который должник просит перенести выплаты, а также условия ответственности за его нарушение.

В налоговую

Этот документ необходим при регистрации юридических лиц. Налоговые инспекторы часто требуют от заявителей предоставления гарантийного письма от будущего арендодателя. Таким образом ФНС проверяет адрес создаваемой организации.

В письме важно указать на намерение собственника заключить с регистрируемой организацией договор аренды нежилого помещения, расположенного по конкретному адресу. Также стоит прописать реквизиты правоустанавливающих документов на помещение.

На оплату арендуемого помещения

Чтобы собственник арендуемого объекта не сомневался в своевременном расчете по платежам, необходимо заполнить и представить образец гарантийного письма об оплате аренды. В этом документе указывается ссылка на заключенный договор либо потенциальный арендатор будет гарантировать своевременность оплаты при заключении соглашения.

Образец гарантийного письма об оплате помещения понадобится и при возникновении задолженности по ежемесячным платежам. Важно тщательно прописать гарантии, предоставляемые собственнику объекта, так как за несвоевременную оплату аренды договор может быть расторгнут в одностороннем порядке.

На выполнение работ

Этот документ предоставляет заказчику исполнитель перед заключением договора. В нем указываются конкретные виды работ или услуг, которые в определенный срок обязуется выполнить подрядчик. На практике для подтверждения добросовестности исполнителя представляется и банковская гарантия.

Приобретенного товара

Образец гарантийного письма на оплату счета необходим, если срок получения продукции не совпадает с моментом перечисления средств. В таком письме важно указать сумму оплаты и наименование товара, реквизиты продавца. В некоторых ситуациях можно прописать ответственность за нарушение обязательства.

Юридическое значение гарантийного письма

Оно имеет ряд важных функций:

• является признанием задолженности (а это связано с доказыванием и течением срока исковой давности);
• удостоверяет определенный размер долга одной стороны перед другой, а также прочие обстоятельства;
• подтверждает факт оформления соглашения между контрагентами (в качестве доказательства).

Гарантийное письмо считается одним из вариантов обеспечения обязательств и используется не только в деловых отношениях юрлиц, но и при взаимодействии физлиц и ИП. В дополнение к письму можно представить банковскую гарантию на всю сумму долга.

Нередко гарантийными письмами обязуются выполнить любые действия, которые не противоречат действующим законам: например, оформление контракта в определенные сроки, подтверждение каких-то сведений, исполнение взятых обязательств, а также работ, поставки товара либо предоставления услуг.

Грамотно написанное гарантийное письмо создает хорошую репутацию вашей организации и является залогом долгосрочного сотрудничества с деловым партнером.

Если у вас возникли трудности с составлением этого документа, рекомендуем обратиться к нашим юристам за консультацией. Связаться со специалистом можно по телефону или написать нам прямо на сайте.