Предоставление отчетных документов по договору

Предоставление отчетных документов по договору

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа разработана совместно с ЗАО “Сбербанк-АСТ”. Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Порядок оформления и представления Поставщиком (подрядчиком, исполнителем) отчетной документации по результатам поставки товаров, выполненных работ, оказанных услуг (утв. Министерством образования и науки РФ 28 июня 2017 г. N ВП-35/03вн)

Настоящий Порядок оформления и представления отчетной документации разработан для обеспечения приемки результатов поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг, для обеспечения государственных нужд по государственным контрактам, заключенным в рамках реализации мероприятий государственных программ Российской Федерации, федеральных целевых программ (за исключением закупок по государственным капитальным вложениям), государственным заказчиком-координатором и государственным заказчиком которых является Министерство образования и науки Российской Федерации.

Состав и порядок оформления отчетной документации

1. Состав отчетной документации определяется требованиями государственного контракта и настоящим Порядком*.

2. Отчет представляется в бумажном виде и в электронном виде на электронном носителе.

Отчет может состоять из нескольких томов (частей). Рекомендуемый объем одного тома (части) не более 500 (пятьсот) листов. Каждый том (часть) отчета должен быть прошит и пронумерован.

3. Структурными элементами отчетной документации о поставленных товарах, выполненных работах (оказанных услугах) должны являться:

Список Поставщиков (подрядчиков, исполнителей, соисполнителей), ответственных за реализацию проекта с указанием должности, ФИО, ученой степени или ученого звания (при наличии), наименование организации (в случае участия соисполнителей);

Обозначения и сокращения;

Список использованных источников (в случае использования);

Приложения (при наличии).

4. Требования к оформлению страниц текста отчетной документации и включенных в отчетную документацию иллюстраций и таблиц:

на одной стороне листа формата – А4. Допускается применение формата A3 при наличии большого количества таблиц и иллюстраций данного формата;

интервал между строками текста – полуторный;

цвет шрифта черный – Times New Roman;

размер шрифта (букв, цифр и других знаков) – не менее 1,8 мм (кегль не менее 12);

размеры полей: правое – 10 мм, верхнее и нижнее – 20 мм, левое – 30 мм.

При подготовке отчета следует учитывать, что 1 печатный лист приравнивается к 16 страницам машинописного текста формата А4 без учета иллюстраций, схем и рисунков.

5. Содержание структурных элементов отчетной документации.

5.1. Титульный лист оформляется по форме, согласно приложению N 1 к настоящему Порядку. В случае если отчет состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) должен иметь свой Титульный лист, соответствующий Титульному листу первого тома (части) и содержащий сведения, относящиеся к данному тому (части).

5.2. Оглавление должно включать наименование всех разделов, подразделов, пунктов (если они имеют наименование) и наименование приложений с указанием номеров страниц, с которых начинаются соответствующие элементы отчета о поставленных товаров, выполненных работах (оказанных услугах).

При составлении отчетной документации, состоящей из двух и более томов (частей) в каждый том (часть) отчетной документации должно быть включено оглавление. При этом в первом томе (части) отчетной документации должно быть помещено оглавление всей отчетной документации с указанием номеров томов (частей), в последующих – только оглавление соответствующего тома (части). Допускается в первом томе (части) отчетной документации вместо оглавления последующих томов (частей) указывать только их наименование (номер).

5.3. Обозначения и сокращения должны содержать перечень обозначений и сокращений, применяемых в отчетной документации.

5.4. Введение должно содержать цель, задачи, краткое описание проблематики (актуальность проекта) и наименования товаров, виды работ (услуг).

5.5. Основная часть отчетной документации должна отражать все действия Поставщика (подрядчика, исполнителя) по выполнению работ (услуг), предусмотренных государственным контрактом. В случае поставки товаров основная часть отчетной документации должна содержать качественные, технические, функциональные характеристики и количественные показатели поставленного товара, а также информацию о месте поставки. В случае выполнения работ по установке, монтажу и наладке товара такая информация также должна быть отражена в отчетной документации.

5.6. Заключение должно содержать краткие выводы по результатам выполненных работ (оказанных услуг), поставленных товарах, оценку полноты решений поставленных задач, а также должно обосновывать соответствие выполненных работ (оказанных услуг), поставленного товара требованиям государственного контракта.

5.7. Список использованных источников должен содержать сведения об источниках, использованных при составлении отчетной документации. В тексте отчета на каждый источник, указанный в списке использованных источников, должна быть ссылка. Сведения об источниках должны приводиться в соответствии с требованиями ГОСТ 7.1-2003 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления”.

5.8. В Приложение рекомендуется включать документы и (или) материалы, связанные с выполнением работ (оказанием услуг), поставкой товара которые по каким-либо причинам не могут быть включены в основную часть отчетной документации либо должны быть представлены в виде отдельно указанных документов. В тексте отчета на все приложения должна быть ссылка.

6. К отчету прилагается презентация о выполненных работах (оказанных услугах) в формате Microsoft PowerPoint (в электронном формате). Презентация подразумевает под собой графический или визуальный способ подачи информации, включающий создание художественных зарисовок, графиков, диаграмм прочих графических объектов по результатам реализации проекта, обеспечивающих наглядность соотношения предметов и фактов во времени и пространстве и демонстрации тенденций развития системы образования или науки в целом.

7. К отчету должен прилагаться отчет о привлечении средств из внебюджетных источников (в случае установления в государственном контракте условий о привлечении таких средств).

8. К отчету прилагается Аннотация, содержащая краткое описание хода выполнения работ (оказания услуг) и полученные результаты, механизм практического использования и применения результатов работ. Объем Аннотации 3-5 страниц. В случае поставки товара в Аннотации указывается перечень поставленного товара, сроки и место его поставки. В Аннотации должны быть указаны данные (включая контактные) руководителя проекта, ответственного за исполнение государственного контракта, и руководителя организации Поставщика (подрядчика, исполнителя).

9. По итогам сдачи-приемки исполненных обязательств по государственному контракту (этапу государственного контракта) Аннотация к проекту подлежит опубликованию**.

10. При доработке отчетных материалов, на основании полученного мотивированного отказа от подписания документа о приемке исполненных обязательств по государственному контракту (по этапу государственного контракта) с предложением представить доработанные отчетные материалы, к отчету прилагается описание внесенных изменений в отчетные материалы по форме, согласно приложению N 2 к настоящему Порядку, а также при необходимости Протокол разногласий по форме, согласно приложению N 3 к настоящему Порядку.

11. При привлечении к исполнению государственного контракта, соисполнителей (субподрядчиков), в том числе субъектов малого предпринимательства или социально ориентированных некоммерческих организаций к отчету прилагаются документы, в частности:

декларация о принадлежности субподрядчика, соисполнителя к субъектам малого предпринимательства, социально ориентированной некоммерческой организации, составленная в простой письменной форме, подписанная руководителем (иным уполномоченным лицом) субъекта малого предпринимательства, социально ориентированной некоммерческой организации и заверенная печатью (при наличии печати);

копия договора (договоров), заключенного с субподрядчиком, соисполнителем, заверенная Поставщиком (подрядчиком, исполнителем);

в случае замены субподрядчика, соисполнителя на этапе исполнения контракта на другого субподрядчика, соисполнителя копия декларации нового субподрядчика, соисполнителя, а также копия договора с новым субподрядчиком, соисполнителем;

копии документов о приемке поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги, которые являются предметом договора, заключенного между поставщиком (подрядчиком, исполнителем) и привлеченным им субподрядчиком, соисполнителем;

копии платежных поручений, подтверждающих перечисление денежных средств Поставщиком (подрядчиком, исполнителем) субподрядчику, соисполнителю, – в случае если договором, заключенным между поставщиком (подрядчиком, исполнителем) и привлеченным им субподрядчиком, соисполнителем, предусмотрена оплата выполненных обязательств до срока оплаты поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг, предусмотренного контрактом, заключенным с заказчиком (в ином случае указанный документ представляется заказчику дополнительно в течение 5 (пяти) дней со дня оплаты Поставщиком (подрядчиком, исполнителем) обязательств, выполненных субподрядчиком, соисполнителем).

Порядок представления отчетной документации

12. Отчетные документы представляются Поставщиком (подрядчиком, исполнителем) в Департамент-заказчик с сопроводительным письмом на бумажном носителе и на электронном носителе.

13. В случае инициирования Департаментом-заказчиком публичной защиты результатов поставленных товаров, выполненных работ (оказанных услуг), такая публичная защита осуществляется Поставщиком (подрядчиком, исполнителем) в устной форме, а также в форме презентации в формате Microsoft PowerPoint (в электронном формате).

Презентация должна освещать следующие вопросы:

наименование проекта, цели и задачи проекта;

краткое содержание поставленных товаров, выполненных работ (оказанных услуг), с обязательными акцентом на ключевые положения и выводы;

краткое структурированное изложение основных работ проекта;

рекомендации по возможной сфере практического использования (применения) данного проекта.

При подготовке слайдов рекомендуется придерживаться следующего:

слайды должны быть информативными, не перегруженными текстом и излишними данными;

необходимо использование шаблона со светлым фоном, не отвлекающим внимания от содержания слайда, возможно использование логотипа Поставщика/(подрядчика/исполнителя);

текст должен легко читаться, в том числе рекомендуется употреблять общепринятую терминологию, пояснять узкоспециализированные понятия;

содержание слайдов должно соответствовать тематике выступления.

Не следует использовать в презентации большое количество анимации.

Рисунки, графики, таблицы должны иметь название.

14. Время представления доклада и презентации не должно превышать более 5 минут.

15. Извещение о проведении публичной защиты результатов поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг публикуется на сайте Министерства в информационно-телекоммуникационной сети “Интернет” не менее чем за 5 (пять) дней до проведения публичной защиты.

16. При проведении публичной защиты результатов поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг могут присутствовать любые желающие. Регистрация желающих принять участие в процедуре публичной защиты заканчивается за один день до проведения публичной защиты.

17. Прямая трансляция публичной защиты результатов поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг ведется на сайте Министерства в информационно-телекоммуникационной сети “Интернет”.

* В случае выполнения прикладных научных исследований и экспериментальных разработок отчет о выполненных работах должен быть оформлен в соответствии с требованиями Межгосударственного стандарта. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу ГОСТ 7.32-2001 “Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления”.

** В зависимости от программы, в рамках которой формируется заказ, Аннотация размещается на официальном сайте федеральной целевой программы (наименование программы), с учетом положений части IV Гражданского кодекса Российской Федерации, Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 “О государственной тайне”, Федеральными законами от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ “О коммерческой тайне”, от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ “О персональных данных”, от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”, Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203 “Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне”.

Приложение N 1
к Рекомендуемому порядку
оформления и представления
Поставщиком (подрядчиком,
исполнителем) отчетной документации
по результатам поставки товаров,
выполненных работ, оказанных услуг),
утвержденному Распоряжением
Министерства образования и науки
Российской Федерации
от 28 июля 2017 г. N ВП-35/03вн

Нельзя требовать от поставщика предоставлять первичную отчетность по контракту

В практике по 44-ФЗ до сих пор встречаются случаи, когда заказчик устанавливает в проекте контракта или в техническом задании требование о предоставлении поставщиком финансового отчета о понесенных расходах и подтверждающих эти затраты копий первичных бухгалтерских документов: договоров с подрядчиками, актов сдачи-приемки, платежных документов, товарных накладных и т.п.

Некоторые из таких заказчиков идут дальше и требуют, чтобы общий расход по документам составлял сумму контракта (то есть поставщик должен сработать “в ноль”). Иногда ссылаются на внутренние рекомендации от контролирующих органов субъектов РФ, которые, в свою очередь, ссылаются на “благие” цели, такие как контроль за расходованием бюджетных средств и более точное определение начальной максимальной цены аналогичных контрактов в будущем.

Худшее в этих историях то, что при наличии подобного требования в документации о закупке, заказчики отчасти отказываются подписывать акты сдачи-приемки и, следовательно, оплачивать товары/работы/услуги. А поставщику отвечают: “вы видели проект контракта и знали на что шли”.

Насколько правомерно требование заказчика о предоставлении финансового отчета с приложением первичных документов и как действовать в ситуации, когда контракт исполнен, а заказчик не подписывает акты до представления таких документов в полном объеме?

“. На основании части 1 статьи 34 Закона № 44-ФЗ контракт заключается на условиях, предусмотренных извещением об осуществлении закупки или приглашением принять участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), документацией о закупке, заявкой, окончательным предложением участника закупки, с которым заключается контракт, за исключением случаев, в которых в соответствии с Законом № 44-ФЗ извещение об осуществлении закупки или приглашение принять участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя), документация о закупке, заявка, окончательное предложение не предусмотрены.

Согласно части 2 статьи 34 Закона № 44-ФЗ при заключении контракта указывается, что цена контракта является твердой и определяется на весь срок исполнения контракта, а в случаях, установленных Правительством Российской Федерации, указываются ориентировочное значение цены контракта либо формула цены и максимальное значение цены контракта, установленные заказчиком в документации о закупке. При заключении и исполнении контракта изменение его условий не допускается, за исключением случаев, предусмотренных указанной статьей и статьей 95 Закона № 44-ФЗ.

Частью 1 статьи 94 Закона № 44-ФЗ установлено, что исполнение контракта включает в себя комплекс мер, реализуемых после заключения контракта и направленных на достижение целей осуществления закупки путем взаимодействия заказчика с поставщиком (подрядчиком, исполнителем) в соответствии с гражданским законодательством и Законом № 44-ФЗ, в том числе приемку и оплату заказчиком поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, предусмотренных контрактом.

Учитывая изложенное, при надлежащем исполнении контракта после подписания заказчиком акта приемки поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги заказчик обязан оплатить поставленный товар, выполненную работу, оказанную услугу по цене, определенной контрактом.

Таким образом, заказчик не вправе включать в контракт условие о представлении поставщиком (подрядчиком, исполнителем) финансового отчета о понесенных расходах и подтверждающих эти затраты копий первичных бухгалтерских документов.

При этом в случае возникновения у поставщика (подрядчика, исполнителя) экономии денежных средств после оплаты заказчиком поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги по контракту такие денежные средства заказчику не возвращаются.”

В практике были случаи, когда при выполнении строительных работ правоохранительные органы запрашивали у поставщика товарные накладные на материалы, и если цена их закупки была ниже цены, указанной в смете по заключенному контракту, они требовали компенсировать заказчику разницу. Вышеуказанное письмо очень помогло в таких ситуациях.

Позицию МЭР поддерживает Арбитражный суд Самарской области в решении по Делу № А55-30324/2017 от 14 марта 2018 года:

“. В пункте 3.7. Технического задания … установлено, что по итогам оказания услуг Исполнителю необходимо предоставить Заказчику следующие документы (материалы): документы, подтверждающие фактические расходы Исполнителя (договоры, акты сдачи-приемки, платежные документы, товарные накладные и другие документы, подтверждающие факт произведенных расходов) в соответствии со сметой расходов.

. Действительно требования пунктов 3.7. и 3.10. технического задания к контракту противоречат абзацу шестому письма Министерства Экономического развития РФ (МЭР) от 14 ноября 2016 г. № Д28И-3142, согласно которому заказчик не вправе включать в государственные и муниципальные контракты условие о представлении поставщиком (подрядчиком, исполнителем) финансового отчета о понесенных расходах и Подтверждающих эти затраты копий первичных бухгалтерских документов….”

Перейдем к следующему вескому доводу поставщика: при установлении требования о предоставлении финансового отчета не устанавливается, кто именно получит доступ к таким документам. По умолчанию, можно предположить, что документы поставщика станут доступными для неограниченного круга лиц.

В случаях, когда в договорах между поставщиком и контрагентами содержатся разделы о неразглашении информации или персональные данные, предоставление таких документов будет являться нарушением договорных обязательств и действующего законодательства РФ, а именно Федерального закона от 29.07.2004 года № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», Федерального закона №152-ФЗ от 27.07.2006 «О персональных данных».

Кроме того, в некоторых сферах бизнеса, сеть контрагентов и условия работы с ними являются одним из важнейших конкурентных преимуществ компании, и разглашение этой информации может нанести огромный ущерб. Существуют примеры недобросовестной конкуренции, когда подобная информация использовалась сотрудниками заказчика для создания аффилированных фирм, с целью последующего участия в торгах и использования готовых наработок для исполнения контрактов.

Подводя итог, если при подготовке к участию в закупке поставщик увидит в документации требование о представлении финансового отчета о понесенных расходах и подтверждающих копий бухгалтерских документов, ему стоит незамедлительно подавать жалобу на документацию. В противном случае, когда поставщика признают победителем, останутся только 3 варианта:

• пробовать внести изменения в контракт до его подписания через протокол разногласий;
• отказаться предоставить отчетность;
• арбитраж с заказчиком.

Во всех трех случаях пригодятся приведенные доводы.

Предоставление отчетных документов по договору

Эксперты Кредитно-Страхового Агентства «Аркада Плюс Финансы» постоянно отслеживают финансовые новости, чтобы быть в курсе изменений, произошедших в финансовой сфере. В этом разделе сайта мы обеспечиваем наших клиентов самой актуальной информацией о госзакупках, банковских гарантиях, правовой информацией. Будьте и Вы в курсе финансовых новостей!

Что делать, если заказчик требует предоставить бухгалтерские документы

Имеет ли право государственные или муниципальные заказчики требовать бухгалтерские документы, которые подтверждают расходы поставщика. И что делать поставщику в этой ситуации. На эти вопросы отвечают эксперты Кредитно-Страхового агентства.

На практике такие случаи далеко не редки. Это подтверждают и наши клиенты, периодически обращающиеся с подобными вопросами. Причем ряде случаев, требования о предоставлении поставщиком финансового отчета о понесенных расходах и подтверждающих эти затраты копий первичных бухгалтерских документов (например, договоров с подрядчиками, актов сдачи-приемки, платежных документов, товарных накладных) устанавливаются в проекте контракта или техническом задании.

Давайте попробуем разобраться в причинах, побуждающих государственных или муниципальных заказчиков к таким требованиям. Часто заказчики ссылаются на рекомендации от контролирующих органов, которые, в свою очередь, оправдываются необходимостью контроля над расходованием бюджетных средств. Другим оправданием часто служит необходимость более точного определения начальной максимальной цены будущих аналогичных закупок.

Но что бы ни говорили заказчики, настоящая причина, по нашему мнению, вполне очевидна. Это желание обезопасить себя от возможных претензий со стороны разного рода контролеров. Желание вполне понятное.

Но еще более понятно нежелание поставщиков делиться документами. Для любого предпринимателя перечень поставщиков и, самое главное, условия работы с поставщиками (цены, сроки поставки, условия оплаты и т.п.) являются коммерческой тайной. Устанавливая требования к поставщикам о предоставлении первичных финансовых документов, заказчики, как правило, не указывают круг лиц, которые получат доступ к этой информации, и не берут на себя обязательства о ее неразглашении. Таким образом, можно предположить, что информация может стать доступной неограниченному кругу лиц. В том числе и к конкурентам.

На практике нередки случаи недобросовестной конкуренции, когда получив доступ к информации о поставщиках исполнителя и условиях поставки, заказчики передавали эту информацию аффилированным компаниям, также участвующим в госзакупках.

Нужно ли говорить о том, что такое положение дел часто отталкивают представителей малого бизнеса от участия в государственных закупках.

Так что же делать поставщику, если он получил требование заказчика о предоставлении бухгалтерских документов или увидел в контракте такое условие. Предоставлять заказчику документы или не предоставлять, вот в чем вопрос! И решать, конечно же, Вам.

Если не жалко или хотите поддержать установившиеся доверительные отношения с заказчиком, можете предоставить. В этом случае Вы не нарушите никаких законов. Возможно, заказчик будет Вам даже благодарен, если с помощью этих документов он сможет «отбиться» от назойливых контролеров. Ничто так не способствует бизнесу, как хорошие отношения с заказчиком.

Если же не хотите – смело отказывайте. Можете сослаться на наличие в договорах с контрагентами условия о конфиденциальности. Кстати, если такого условия в них на самом деле нет, то неплохо было бы его вписать. Если требование о предоставлении документов включено в документацию о закупке, его нужно опротестовать в соответствии с порядком, предусмотренным законом 44-ФЗ.

Веским аргументов для отказа в предоставлении документов является Письмо Министерства экономического развития от 14 ноября 2016 г. N Д28и-3142 «О разъяснениях, связанных с применением Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ». В этом небольшом письме, подписанном директором Департамента развития контрактной системы, содержатся три важных для поставщика вывода:

1. При надлежащем исполнении контракта после подписания заказчиком акта приемки поставленного товара (выполненной работы, оказанной услуги) заказчик обязан его оплатить по цене, определенной контрактом.

2. Заказчик не вправе включать в контракт условие о предоставлении поставщиком (подрядчиком, исполнителем) финансового отчета о понесенных расходах и подтверждающих эти затраты копий первичных бухгалтерских документов.

3. В случае возникновения у поставщика (подрядчика, исполнителя) экономии денежных средств после оплаты заказчиком поставленного товара (выполненной работы, оказанной услуги) по контракту такие денежные средства заказчику не возвращаются. (Оказывается, такие требования со стороны заказчиков тоже встречаются).

Банковские гарантии для поставщиков госзаказа

Тендерное и юридическое сопровождение

Страхование и кредитование

По вопросу истребования у исполнителей первичных бухгалтерских документов имеется прецедентное решение Арбитражного суда Самарской области по делу № А55-30324/2017 от 14 марта 2018 года. Суть дела вкратце выглядит следующим образом. Общество с ограниченной ответственностью в 2017 году заключило государственный контракт с министерством сельского хозяйства Самарской области на проведение работ по реализации выставочной и информационно-презентационной концепции агропромышленного комплекса. При этом в Техническом задании было указано, что исполнитель обязан предоставить заказчику документы, подтверждающие фактические расходы в соответствии со сметой, а именно договоры, акты сдачи-приемки, платежные документы, товарные накладные, заказ-наряды на выполнение работ, путевые листы на перемещение транспортных средств, расчеты и калькуляции.

Уже на стадии исполнения контракта исполнитель обратился в суд с иском об изменении условий контракта в части предоставления документов. В свою очередь, заказчик подал встречный иск о взыскании штрафа в сумме более 1 млн. рублей в связи с ненадлежащим исполнением контракта (не предоставлением документов).

Суд оставил исковое заявление исполнителя без рассмотрения, т.к. не был соблюден претензионный досудебный порядок урегулирования спора. В то же время, основываясь на указанном выше письме Минэкономразвития, суд подтвердил, что заказчик не имел права требовать от исполнителя финансового отчета о понесенных расходах и подтверждающих эти затраты копии первичных документов. Более того, суд прямо указал, как должен был действовать исполнитель в случае несогласия с условиями договора:

«… Статьей 70 закона «О контрактной системе в сфере закупок» (44-ФЗ) предусмотрен механизм согласования условий контракта, в целях защиты подрядчика (пункт 4), – победитель электронного аукциона, с которым заключается контракт, в случае наличия разногласий по проекту контракта, размещенному в соответствии с частью 2 настоящей статьи, размещает в Единой информационной системе протокол разногласий, подписанный усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени победителя такого аукциона. При этом победитель такого аукциона, с которым заключается контракт, указывает в протоколе разногласий замечания к положениям проекта контракта, не соответствующим извещению о проведении такого аукциона, документации о нем и своей заявке на участие в таком аукционе, с указанием соответствующих положений данных документов».

Кстати, заказчику во взыскании штрафа с исполнителя за не предоставление документов также было отказано.

И в заключение скажем, что в настоящее время правительство рассматривает предложения Минфина об очередных изменениях в закон 44-ФЗ, касающихся совершенствования финансового контроля закупок. В соответствии с этими предложениями, помимо прочего, в контракты с поставщиками обязательно будет включаться условие о согласии исполнителя на проверки в соответствии с положениями Бюджетного кодекса. Полномочия контролеров в этом случае будут регулироваться не законом «О контрактной системе в сфере закупок», а Бюджетным кодексом.

Предполагается, что поправки вступят в силу с 1 января 2020 года. Так что делиться финансовыми документами с государством, возможно, все же придется.

Читайте актуальные новости из мира закупок на нашем сайте и в нашей группе в социальной сети «ВКонтакте». Будьте всегда в курсе»!

Кредитно-Страховое агентство – мы делаем госзакупки доступными !

Первичная документация

Контур.Бухгалтерия — веб-сервис для малого бизнеса!

Быстрое заведение первички, автоматический расчет налогов, отправка отчетности онлайн, электронный документооборот, бесплатные обновления и техподдержка.

Что такое «первичные документы»

В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.

Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.

Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.

Разделение первичных документов по стадиям бизнеса

Все сделки можно разделить на 3 этапа:

Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки

Этап 2. Происходит оплата по сделке

выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;

кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.

Этап 3. Получение товара или услуги

Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:

• товарная накладная — для товаров;
• товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
• акт выполненных работ/оказанных услуг.

Заношу первичку, разобрался сразу

«Я заношу в Бухгалтерию первичку, учетом и отчетностью занимается бухгалтер. У сервиса очень удобный и понятный интерфейс, разобрался сразу, без всякой помощи. Очень добротно, сделано для людей! И, конечно, удобно то, что заходить в систему можно из любого места, с любого устройства».

Марат Иманов, директор в ООО «Диалог», Санкт-Петербург.

Обязательные первичные документы

Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:

• договор;
• счёт;
• бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
• накладная;
• акт выполненных работ (оказанных услуг).

Договор

С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.

В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.

Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.

Счет на оплату

Счет на оплату – это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.

Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.

В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа. Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.

Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)

Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.

К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.

Товарная накладная или товарный чек

Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.

Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.

Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.

Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре.

Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.

Акт оказанных услуг (выполненных работ)

Акт — это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.

Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.

Счет-фактура

Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.

Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:

• информацию о суммах денежных средств;
• фактурную часть.

Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.

В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.

Ведите бизнес в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД.

Первичные документы бухгалтерского учета – перечень

Роль первичного документа в бухгалтерском учете

Первичные документы — это документы, при помощи которых компания оформляет произошедшие на предприятии хозяйственные события (п. 1 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Первое, что следует отчетливо понимать бухгалтерам любой организации: сегодня какого-либо определенного обязательного для всех перечня форм первичных документов бухгалтерского учета не существует. Любая фирма сама для себя определяет формы первичных документов в зависимости от цели их применения.

Однако для таких документов законодательно установлен перечень обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

ВАЖНО! Применяемые в бухучете формы должны быть обязательно закреплены в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 21/2008, утвержденного приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н).

О том, сколько нужно хранить первичные документы, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Перечень возможных первичных документов бухгалтерского учета

Перечень первичных документов бухгалтерского учета в 2019–2020 годах может быть таким:

1. Товарная накладная. Это документ, в котором отражается перечень передаваемых товарно-материальных ценностей. Накладная оформляется в 2 экземплярах и содержит сведения, которые впоследствии отражаются в счете-фактуре. Накладная подписывается представителями обеих сторон, участвующих в сделке, и заверяется печатью (если ее фирма использует в своей практике).

О наиболее часто применяемой ее форме читайте в статье «Унифицированная форма ТОРГ-12 – бланк и образец».

1. Акт сдачи-приемки. Он составляется по завершении выполнения определенных работ (услуг), чтобы подтвердить, что результат работ соответствует изначальным требованиям договора.

Образец такого акта смотрите здесь.

1. Первичные документы расчета с персоналом по оплате труда (например, расчетно-платежные ведомости).

1. Документы, связанные с наличием объектов ОС, – здесь компания может оформлять такую документацию из перечня первичных учетных документов бухгалтерского учета:

• Акт приемки-передачи ОС по форме ОС-1 – при поступлении или выбытии объекта, не относящегося к зданиям или сооружениям.

• Если объект ОС является зданием или сооружением, то его поступление или выбытие оформляется актом по форме ОС-1а.

• Списание объекта ОС оформляется актом по форме ОС-4.

• Если требуется задокументировать факт проведенной инвентаризации, составляется инвентаризационная опись ОС по форме ИНВ-1.

• Если же инвентаризация проводилась в отношении НМА, то опись будет составляться уже по форме ИНВ-1а.

1. Отдельной группой первичных документов являются кассовые документы. К ним относится, в частности, такой список первичных документов бухгалтерского учета 2018–2019 годов:

• Приходный кассовый ордер.

• Расходный кассовый ордер.

О правилах оформления этого документа читайте здесь.

О том, чем руководствоваться, оформляя такой документ, читайте в статье «Каковы правила оформления авансовых отчетов?».

1. Акт зачета взаимных требований.

Об особенностях применения этого документа читайте здесь.

Приведенный список не исчерпывает всего объема первичных документов, применяемых в бухучете, и может быть расширен в зависимости от особенностей учета, осуществляемого в каждой конкретной организации.

ВАЖНО! Не являются первичными документами бухгалтерского учета из перечня 2019-2020 – список был предложен выше:

• Договор. Это документ, в котором оговариваются права, обязанности и ответственность сторон, участвующих в сделке, сроки и порядок расчета, особые условия и т. д. Его данные задействуют при организации учета по аналитике расчетов с контрагентами, но сам он учетных операций не формирует.
• Счет. В этом документе отражается сумма, которую покупатель соглашается оплатить, принимая условия поставщика. В счете может присутствовать дополнительная информация об условиях сделки (сроки, порядок оплаты и поставки и т. д.), т. е. он дополняет договор.
• Счет-фактура. Этот документ составляется для налоговых целей, поскольку на его основании покупатели принимают к вычету суммы НДС, предъявленные поставщиками (п. 1 ст. 169 НК РФ). Таким образом, счетом-фактурой при отсутствии других документов, характеризующих определенную сделку, невозможно будет подтвердить расходы по данной сделке (письма Минфина РФ от 25.06.2007 № 03-03-06/1/392, ФНС от 31.03.2006 № 02-3-08/31, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.04.2006 № А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

Следует иметь в виду, что приведенные в перечне унифицированные формы первичных бухгалтерских документов не являются обязательными для применения, т. к. с 2013 года (после принятия закона № 402-ФЗ) бланки таких форм можно разрабатывать самостоятельно. Но в большинстве случаев они продолжают использоваться. Поэтому в 2019–2020 годах перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов,содержащихся в постановлениях Госкомстата, продолжает оставаться актуальным.

Какие сведения должны содержать формы первичных документов

Несмотря на то что обязательных для всех форм первичных документов в настоящее время не существует, законодателем установлены требования к содержанию таких документов. Перечень обязательных реквизитов, которые должны содержаться в каждом первичном документе, приводится в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Это, в частности:

• название документа;
• дата, когда такой документ был составлен;
• информация о составившем документ лице (наименование компании или ИП);
• суть факта хозяйственной жизни, который был оформлен данным документом;
• денежные, числовые характеристики, измерители произошедшего события (к примеру, в каком объеме, в каких единицах и на какую сумму товарная продукция была реализована покупателям);
• сведения об ответственных специалистах, которые оформляли свершившееся событие, а также подписи таких специалистов.

О том, как делегируется право подписи, читайте в статье «Приказ о праве подписи первичных документов – образец».

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета

Как могут быть классифицированы первичные документы бухгалтерского учета?

Если первичный документ выпустила сама компания, то он может относиться либо к группе внутренних, либо к группе внешних. Документ, который составлен внутри фирмы и распространяет свое действие на компанию-составителя — это внутренний первичный документ. Если же документ был получен со стороны (или составлен фирмой и выдан на сторону), то это будет внешний первичный документ.

Внутренние документы фирмы подразделяются на следующие категории:

• Распорядительные первичные документы — такие, которыми фирма отдает распоряжение какой-либо своей структурной единице или сотруднику. К указанной категории относятся приказы компании, распоряжения и т. д.
• Исполнительные первичные документы. В них компания отражает факт того, что определенное хозяйственное событие свершилось.
• Документы бухгалтерского оформления. С их помощью компания систематизирует и обобщает сведения, содержащиеся в иных распорядительных и оправдательных документах.

После того как хозяйственное событие было оформлено первичным документом, далее требуется отразить произошедшее событие в учетных регистрах. Они, по сути, являются носителями упорядоченной информации, в них аккумулируются и распределяются признаки и показатели хозяйственных сделок.

По внешнему виду выделяют следующие регистры:

Исходя из способа ведения регистра, выделяют следующие группы:

• Хронологические регистры. В них фиксируют произошедшие события последовательно — от первого по времени свершения к последнему.
• Систематические регистры. В них компания классифицирует свершившиеся сделки по экономическому содержанию (пример — кассовая книга).
• Комбинированные регистры.

По критерию содержания информации, отражаемой в регистрах, выделяются:

• синтетические регистры (к примеру, журнал-ордер);
• аналитические регистры (платежная ведомость);
• комбинированные регистры, в разрезе которых фирма осуществляет как синтетический, так и аналитический учет.

Итоги

Обязательных для всех форм и перечня первичных документов бухгалтерского учета в настоящее время не существует: любой хозсубъект вправе самостоятельно определить для себя формы первичных документов, которые он будет применять в своей деятельности.

Вместе с тем наиболее распространенными первичными документами бухгалтерского учета выступают имеющие аналоги среди унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом.

После того как первичный документ оформлен, необходимо перенести информацию из него в учетный регистр.