Надо ли регистрировать журнал регистрации договоров
Advokat-rso.ru

Юридический портал

Надо ли регистрировать журнал регистрации договоров

Журнал регистрации договоров

Во многих организациях есть документ под названием «Журнал регистрации договоров», в который вносятся сведения обо всех проведенных сотрудниками предприятия сделках, контрактах и соглашениях.

Для чего нужен журнал, его значение

Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках. Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.

Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.

Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.

Какие договоры фиксируются в журнале

В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации. Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.

Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.

Где хранить журнал

Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е. вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением. Это может быть секретарь организации, делопроизводитель, юрист или любой другой сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями, которые обозначены в его должностной инструкции или же назначенный на это отдельным приказом директора предприятия.

Можно ли обойтись без этого документа

Наличие журнала в компании не является строго обязательным, поскольку в законодательстве не указана необходимость его применения.

Однако, при помощи него можно зафиксировать не только сам факт создания какого-либо договора, но и в случае надобности срочно его отыскать – а это достаточно веские основания для того, чтобы завести такой учетный документ.

Как составить журнал

Журнал может вестись в произвольном виде – стандартного, унифицированного его образца нет. Основная его часть всегда формируется в виде таблицы, в которой может быть сколько угодно строк – в зависимости от потребностей работников предприятия и видения ими документа. Как правило, в организациях есть свой бланк, разработанный и утвержденный руководством и рекомендованный к применению – именно его и берут сотрудники за основу.

Оформление журнала, особенности

К оформлению журнала регистрации договоров, ровно как и к его содержанию, никаких особенных требований не предъявляется, а это означает, что вести его можно как в рукописном, так и в электронном виде. Если бланк ведется в электронном виде, распечатывать его не обязательно, за исключением тех случаев, когда в нем имеется столбик для подписей работников, заключивших ту или иную сделку.

Журнал может быть самого разного объема, но обычно он имеет не одну, а множество страниц (в активно работающих организациях количество заключенных договоров может исчисляться не только десятками, а даже сотнями). Если в качестве журнала не используется, например, тетрадь, а берутся обычные листы А4 формата, то их следует пронумеровать по порядку и после этого прошить суровой нитью (можно и степлером, но он не всегда гарантирует надежность скрепления), отметив на последней странице количество страниц и поставив дату и подпись ответственного работника.

Образец журнала регистрации договоров

Если вам понадобилось сформировать журнал регистрации договоров, который вы ранее никогда не делали, посмотрите образец документа и прочитайте разъяснения к нему. С их помощью вам без особых усилий удастся создать нужный формуляр.

  1. Вначале напишите наименование организации, ниже укажите лицо, которое является ответственным за ведение журнала (его должность, фамилию, имя, отчество), а также дату начала ведения журнала (после его окончания не лишним будет также сделать соответствующую отметку).
  2. Далее переходите к основной части, которую, как уже было сказано выше целесообразно оформить в виде таблицы. Количество столбцов в ней может быть произвольным, но обязательно должны быть столбики о номере договора, дате его заключения, виде документа (договор или доп. соглашение к нему), название контрагента, его адрес. Также в бланк нужно включить данные о том, кто именно внутри организации заключил и ведет договор, количество экземпляров, место хранения каждого такого документа (оно может быть централизованным или договоры могут храниться в разных подразделениях).
  3. Если вы считаете необходимым, можете дополнить бланк и другими сведениями, имеющими значение именно в вашей ситуации. Например, о кратком содержании, сумме договора, периоде его действия, полном количестве приложений к договору, столбик для подписи ответственного работника, примечаний и т.д.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Для записи учетных данных (регистрации) и придании юридической силы трудовым договорам и дополнительным соглашениям используется журнал регистрации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

В нем фиксируется данные о документе – факт создания, получения или отправки.

Обязательно ли его вести?

Мнение законодательства

Ведение такого журнала не является обязательным. Законодательством предусмотрен учет в форме журнала только для трудовых книжек. Дополнительные соглашения (доп) можно регистрировать произвольно. Прошивать и пломбировать книгу, если учет ведется в такой форме, нужно перед сдачей в архив. По требованиям ФАС срок хранения такого рода документов – 75 лет.

Однако по общим правилам ведения документооборота, регистрации подлежат все документы, которые требуют предоставления ответа или носят справочный характер. Помимо этого, существует Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, в котором упоминается журнал учёта трудовых договоров.

Кроме этого, служба ГИТ, наносящая визит ко всем работодателям, всегда интересуется наличием этого документа.

Так что кадровик, во избежание неприятностей, должен вести журнал регистрации трудовых договоров и допсоглашений.

Опыт кадровиков

Журнал – удобная форма, заменяющая в архиве массу трудовых договоров вперемешку с доп соглашениями и другими документами того же периода. В случае подачи иска в суд от нанятого сотрудника, отсутствие книги регистрации договоров заранее делает позицию работодателя уязвимой с возможностью принятия решения не в его пользу.

Также журнал необходим для выдачи справок для следующих работодателей о предыдущей занятости. В примечаниях книги можно делать записи о виде и сути работ, выполняемых нанятым работником. Опытные кадровики предпочитают вести журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений, прошив и опломбировав его печатью предприятия и подписью руководителя перед внесением первой записи.

В случае проверки предприятия соответствующими органами у начальника ОК, инспектора по кадрам или менеджера по персоналу будет юридическое подтверждение наличия или отсутствия договоров, контрактов, дополнительных соглашений с работниками.

Обилие документов в отделе кадров – ни для кого не секрет. Иногда HR-менеджер ведёт параллельно около десятка всяких книг и журналов. Но трудовые договора – основа сотрудничества работодателя и персонала – желательно регистрировать, чтоб не путаться в нумерации.

Завоевать клиентов можно с помощью оригинального коммерческого предложения. Смотрите, как его составить.

Как заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений?

Трудовой договор – соглашение между работодателем и сотрудником, в котором одна сторона предоставляет работу (осуществляет наем) в соответствии с законодательством, а другая сторона обязуется эту работу выполнять качественно и в срок, получая за нее заработную плату. Документ обеспечивает условия труда по нормам ТК РФ.

Трудовой договор оформляется в двух экземплярах (с печатью и подписью руководителя, паспортными данными и подписью работника) с выдачей одного нанятому работнику под расписку. Второй подшивается в личное дело. Это требование является обязательным независимо от вида работы – основная или по совместительству. Если на предприятии ведется журнал регистрации трудовых договоров, то подпись сотрудника ставится в соответствующей графе.

Как вести такой журнал? Книга регистрации может вестись в бумажном или электронном виде.

В бумажном виде

Как оформить журнал регистрации? Страницы должны быть пронумерованы, книга прошита и заверена печатью и подписью руководителя. Хотя форма может быть произвольной, но есть минимально необходимый перечень граф, позволяющий внести нужные данные и оперативно найти документ.

Пример заполнения журнала регистрации трудовых договоров

Если в организации есть сотрудники, работающие по контракту, то необходимо предусмотреть отдельную колонку для их регистрации, или можно сделать соответствующую запись в примечаниях. Также на некоторых более крупных предприятиях вводят колонки для записи должности и структурного подразделения.

На отдельной странице делается запись о назначении ответственного лица – ФИО, дата и номер приказа, должность. Последняя страница несет информацию о дате закрытия журнала, № приказа, дате сдачи на хранение в архив.

В случае если ответственный за ведение книги сотрудник обнаружил неправильность заполнения или другие ошибки, то данный журнал заканчивается досрочно. Об этом делается соответствующая запись, издается приказ и книга сдается в архив.

Читать еще:  Что такое исключительная собственность в брачном договоре?

Учет в электронной форме

Основным преимуществом ведения журнала в электронной форме является возможность быстрого поиска и ввода информации. Удобно вести учет не в Word, а в MS Excel (учет в табличном виде).

Возможности электронного документооборота:

  • быстрота и доступность поиска документа;
  • оптимизация работы с кадрами;
  • контроль оформления и хранения документов;
  • соблюдение конфиденциальности;
  • уменьшение трудоемкости затрат;
  • сохранение первичных документов (анкеты, автобиографии, заявления и другие) в электронном виде;
  • формирование по требованию копий приказов и различных видов выписок.

Личная карточка сотрудника (форма т-2) ведется в электронной форме. Информация, поступающая на нее, постоянно обновляется. Но в некоторых случаях, где нужны личные подписи работника и сотрудника кадровой службы, ведение карточки дублируется на бумажном носителе.

В программе должна быть предусмотрена невозможность подвижки номеров. Хотя второй экземпляр трудового договора и выдается сотруднику на руки, но с учетом уволившихся, необходимо предупредить возможную подтасовку и другие виды махинаций со стороны работодателя путем давления на работников отдела кадров. В конце года журнал распечатывается с нумерацией, прошивается, опечатывается и сдается на хранение.

Смотрите видео о том, что делать если пришла трудовая инспекция

Ведение журнала

Сотрудник, ответственный за ведение журнала, может сам выбрать удобную форму ведения в зависимости от информации, которая будет учтена в данном журнале. При увольнении такого сотрудника в книге делается запись о новом ответственном лице. Также в журнале имеется название организации, начало и конец периода учета.

По книге регистрации определяется количество заключенных трудовых договоров. Имеется возможность проконтролировать исполнение каждого. Эти данные упрощают составление статистической отчетности на предприятии.

Внесение изменений к договорам

Причины изменения договора могут быть различными:

  • перевод на другую работу;
  • смена собственника;
  • отстранение от работы;
  • изменение условий труда.

При существенных изменениях в договорах составляется дополнительное соглашение, которое вносится в журнал регистрации в соответствующую графу. Для удобства доп соглашению присваивают номер, состоящий из номера договора / порядкового номера соглашения с конкретным сотрудником.

В случае ведения общего журнала для договоров и соглашений нумерация дополнительных соглашений ведется с 1 номера по каждому трудовому договору с отдельным сотрудником.

В таком случае удобно завести для каждого сотрудника отдельную страницу, где будет указан трудовой договор и дополнительные соглашения по порядку заключения (№ 1, 2, 3 и т.д.).

Если работник не согласен с изменениями условий труда, то работодатель должен сделать предложение (в письменном виде) другой работы по квалификации, а при ее отсутствии предложить нижеоплачиваемую работу или нижестоящую должность. При письменном согласии сотрудника составляется дополнительное соглашение к трудовому договору с новыми условиями труда. Все требования по оформлению и учету дополнительных соглашений такие же, как и для трудовых договоров.

Для удобства ведения учета и быстрого поиска нужного дополнительного соглашения на крупных предприятиях с большим списочным составом сотрудников ведут отдельную книгу – журнал регистрации дополнительных соглашений.

Пример заполнения журнала дополнительных соглашений:

№ п / п Дата Номер ФИО Вид работ № и дата Срок действия Содержание Прим
10 10.02.14 48 Емец К.Л. слесарь 32 от 28.04.12 10.02.14 – 10.02.15 Изменение оклада

Ведение отдельной книги для дополнительных соглашений не обязательно. Можно эту информацию заносить в основной журнал, предусмотрев для этого отдельную графу. Однако, если таких изменений к договору будет несколько, то вносить их туда будет проблематично. В этом смысле электронная версия выигрывает.

Порядок ведения кассовых операций в 2020 году для ИП упрощён. Что изменилось? Смотрите здесь.

Расчёт больничного листа в 2020 году изменён. Узнайте, что нового, в этой статье.

Регистрация и нумерация контрактов

Порядок регистрации и нумерации контрактов аналогичен порядку для трудовых договоров. Предприятие вправе вести одну книгу регистрации контрактов и трудовых договоров, но можно заводить и два журнала с отдельной нумерацией.

Очень удобна не сквозная нумерация, а по датам с указанием порядкового номера за это день. Например, 15/01-2, тогда понятно, что договор составлен 15.01. Этот подход оправдан для кадровых служб больших предприятий, когда появление нового договора вводит в ступор кадровика – он составлен давно, а попал в руки только сейчас, и номер ему не присвоен. Тогда документ просто нумеруется датой заключения – и проблема решена.

Скачать примерный шаблон для ведения журнала регистрации трудовых договоров можно здесь:
Журнал регистрации трудовых договоров

Где купить книгу учета трудовых договоров?

Журнал можно купить в магазине по продаже готовых бланков, через Интернет или скачать удобную форму для вашего предприятия на выбранном сайте. Предприятие может вести книгу в произвольной форме, исходя из специфики его вида деятельности и ведения учета в бумажном виде или электронной форме.

Стоит этот журнал не дорого – около 300 рублей. Но эта незначительная сумма поможет организации упорядочить кадровый документооборот и повысить эффективность труда кадровика.

Вести или не вести журнал учёта трудовых договоров, а если вести, то как? Вопрос актуальный для многих менеджеров по персоналу. И ответ на него, скорее всего, утвердительный: да, лучше завести такой журнал и вносить туда все необходимые записи. Это упростит для вас вопрос регистрации и нумерации договоров и поможет быстро отыскать необходимую информацию и сам договор в архиве.

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область – +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область – +7 (812) 317-50-97
    • Регионы – 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Как регистрировать договоры?

Прежде чем отвечать на вопросы, отметим, что их автор совершенно правильно понимает технологию работы с договорами: их лучше делить на документопотоки с использованием классификатора, что позволяет настраивать маршруты согласования в СЭД.

Комментируя нумерацию проектов договоров, необходимо отметить следующее. Нумерация карточек («входных» форм) в СЭД осуществляется с целью их идентификации как информационных объектов, а не документов. Поэтому индексы проектов / файлов договоров, размещенных в карточках, которые присваивает СЭД, обычно рассматриваются как технические.

Технические индексы проектов документов в настоящее время рекомендуется оформлять как колонтитулы, тогда место для регистрационного номера договора визуально будет пустым. А при распечатке проекта документа на подпись лучше вообще не визуализировать технический индекс, чтобы он потом не служил для контрагента каким-либо идентификатором и никого лишний раз не путал.

Только после подписания проекта уполномоченным должностным лицом с вашей стороны:

  • договору присваивают регистрационный номер (индекс) в рамках соответствующего документопотока и по утвержденному классификатору договоров;
  • оформляют заранее согласованную сторонами дату договора и
  • удостоверяют подпись вашего представителя печатью организации (при ее наличии).

По смыслу положений Гражданского кодекса РФ дата является обязательным реквизитом договора, а его номер (индекс) рассматривается как факультативный реквизит. Но с позиций управления документами особенно в условиях применения информационных технологий, идентификация договора важна, поэтому номер ему стараемся присваивать.

Необходимо отметить, что договоры относятся к системе организационно-распорядительной документации и включены в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОК 011-93). Поэтому требования стандартов 1 на оформление организационно-распорядительных документов распространяются и на договоры. В связи с этим организации – стороны сделок для обеспечения юридической силы договоров должны учитывать в своей работе пункты 3.11 и 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003 и пункты 5.10 и 5.11 ГОСТ Р 7.0.97-2016, в которых сформулированы правила датирования и регистрации документов, составленных двумя и более организациями:

  • документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату;
  • при регистрации документов, составленных совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера, присвоенные каждой из организаций;
  • регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

Таким образом, если организация является «инициатором» заключения сделки и как сторона договора в его преамбуле указана первой, то после подписания со своей стороны она проставляет свой регистрационный номер договора (в рамках утвержденной у себя системы классификации и индексации, в Примере 1 ООО «Альфа» присвоила договору номер О-2.17). Вторая сторона договора подписывает договор и регистрирует его по своим правилам, указывая свой номер после косой черты следом за номером, присвоенным первой организацией (в том же примере ООО «Омега» присвоила договору номер 05-17-158).

Фрагмент договора со сложным («двойным») регистрационным номером

Т.е. каждая сторона имеет право «внести свою лепту» в индексацию договора. Но при этом любая сторона может и отказаться от этого права, используя только номер договора контрагента. Чтобы не было неожиданностей и путаницы, лучше проговаривать этот аспект с контрагентом до оформления этого реквизита.

Если договор заключен более, чем двумя сторонами, то каждая может внести свою лепту в формирование регистрационного номера договора, тогда в нем через косую черту может быть указано 3 и более номеров.

На что следует обращать особое внимание, т.е. где можно споткнуться:

1) с длинными номерами сложнее работать на всех этапах, в них чаще допускают ошибки: и в регистрационных формах, и при ссылке на них во всевозможных документах (в актах, платежках, приложениях к договорам и т.д.);

2) если структура номера договора в какой-то организации содержит не только тире, точки, но и косую черту, то потом итоговый сложный номер визуально тяжелее будет расчленить на части, принадлежащие каждой стороне договора. Например, не сразу и не каждый догадается, как поделить такой номер на 2 части: О-2/17/128-м/05-17.
Вывод: когда будете утверждать правила индексации договоров, отделяйте составные части индекса знаками, не похожими на косую черту;

Читать еще:  Какие документы должны быть в личном деле?

3) на практике возможна ситуация, когда после подписания договора одной стороной она уже может начать его исполнять, оформляя последующие документы, где будет фигурировать только присвоенный ею «первоначальный» номер. А потом она может получить этот же договор, подписанным другой стороной с добавлением им «второй» части номера.
Тогда придется исправлять ранее оформленные документы, потому что запретить второй стороне присваивать удобный ей номер нельзя. Хотя договориться об этом стороны договора могут:

  • устно или
  • зафиксировав в тексте этого документа, например, так: «регистрационным номером договора признается номер, присвоенный Заказчиком».

Но есть и другой выход из ситуации, если удастся так настроить работу вашей СЭД:

  • «первый» номер контрагента будет считаться регистрационным номером договора, именно он будет красоваться в заголовочной части документа (вы сюда вносите свой номер, только если контрагент откажется от этого права);
  • если регистрационным номером оказался не ваш, а для систематизации договоров вам удобен свой, то считайте свой номер техническим в СЭД, а на документе проставляйте его, например, на обороте последней страницы договора;
  • в Журнале регистрации договоров может быть 2 графы: «1. Регистрационный номер договора» и «2. Технический номер договора». Если контрагент присвоил свой номер документу, то он попадает в 1-ю графу, а ваш номер – во 2-ю. Если номер присваивали только вы, то он будет идентичным в обеих графах. При таком подходе можно избегать сложных длинных номеров, но тогда это надо проговаривать с контрагентом, любезно уступая ему право устанавливать регистрационный номер договору и проставляя свой номер как учетный (технический);
  • обратите внимание: регистрационный номер договора должен быть идентичным на всех его экземплярах (и красоваться в заголовочной части документа), а технический номер каждая сторона может присваивать ему по своему усмотрению, даже не информируя о нем другую сторону.

Выбранный способ надо настроить в СЭД и зафиксировать в локальном нормативном акте, например, в Регламенте договорной работы или Инструкции по делопроизводству.

Если все-таки договор остался без номера, то на него ссылаются так: «договор поставки от 04.04.2018 № б/н» или «договор поставки от 04.04.2018».

Как регистрировать договоры?

Прежде чем отвечать на вопросы, отметим, что их автор совершенно правильно понимает технологию работы с договорами: их лучше делить на документопотоки с использованием классификатора, что позволяет настраивать маршруты согласования в СЭД.

Комментируя нумерацию проектов договоров, необходимо отметить следующее. Нумерация карточек («входных» форм) в СЭД осуществляется с целью их идентификации как информационных объектов, а не документов. Поэтому индексы проектов / файлов договоров, размещенных в карточках, которые присваивает СЭД, обычно рассматриваются как технические.

Технические индексы проектов документов в настоящее время рекомендуется оформлять как колонтитулы, тогда место для регистрационного номера договора визуально будет пустым. А при распечатке проекта документа на подпись лучше вообще не визуализировать технический индекс, чтобы он потом не служил для контрагента каким-либо идентификатором и никого лишний раз не путал.

Только после подписания проекта уполномоченным должностным лицом с вашей стороны:

  • договору присваивают регистрационный номер (индекс) в рамках соответствующего документопотока и по утвержденному классификатору договоров;
  • оформляют заранее согласованную сторонами дату договора и
  • удостоверяют подпись вашего представителя печатью организации (при ее наличии).

По смыслу положений Гражданского кодекса РФ дата является обязательным реквизитом договора, а его номер (индекс) рассматривается как факультативный реквизит. Но с позиций управления документами особенно в условиях применения информационных технологий, идентификация договора важна, поэтому номер ему стараемся присваивать.

Необходимо отметить, что договоры относятся к системе организационно-распорядительной документации и включены в класс 0200000 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОК 011-93). Поэтому требования стандартов 1 на оформление организационно-распорядительных документов распространяются и на договоры. В связи с этим организации – стороны сделок для обеспечения юридической силы договоров должны учитывать в своей работе пункты 3.11 и 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003 и пункты 5.10 и 5.11 ГОСТ Р 7.0.97-2016, в которых сформулированы правила датирования и регистрации документов, составленных двумя и более организациями:

  • документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату;
  • при регистрации документов, составленных совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера, присвоенные каждой из организаций;
  • регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

Таким образом, если организация является «инициатором» заключения сделки и как сторона договора в его преамбуле указана первой, то после подписания со своей стороны она проставляет свой регистрационный номер договора (в рамках утвержденной у себя системы классификации и индексации, в Примере 1 ООО «Альфа» присвоила договору номер О-2.17). Вторая сторона договора подписывает договор и регистрирует его по своим правилам, указывая свой номер после косой черты следом за номером, присвоенным первой организацией (в том же примере ООО «Омега» присвоила договору номер 05-17-158).

Фрагмент договора со сложным («двойным») регистрационным номером

Т.е. каждая сторона имеет право «внести свою лепту» в индексацию договора. Но при этом любая сторона может и отказаться от этого права, используя только номер договора контрагента. Чтобы не было неожиданностей и путаницы, лучше проговаривать этот аспект с контрагентом до оформления этого реквизита.

Если договор заключен более, чем двумя сторонами, то каждая может внести свою лепту в формирование регистрационного номера договора, тогда в нем через косую черту может быть указано 3 и более номеров.

На что следует обращать особое внимание, т.е. где можно споткнуться:

1) с длинными номерами сложнее работать на всех этапах, в них чаще допускают ошибки: и в регистрационных формах, и при ссылке на них во всевозможных документах (в актах, платежках, приложениях к договорам и т.д.);

2) если структура номера договора в какой-то организации содержит не только тире, точки, но и косую черту, то потом итоговый сложный номер визуально тяжелее будет расчленить на части, принадлежащие каждой стороне договора. Например, не сразу и не каждый догадается, как поделить такой номер на 2 части: О-2/17/128-м/05-17.
Вывод: когда будете утверждать правила индексации договоров, отделяйте составные части индекса знаками, не похожими на косую черту;

3) на практике возможна ситуация, когда после подписания договора одной стороной она уже может начать его исполнять, оформляя последующие документы, где будет фигурировать только присвоенный ею «первоначальный» номер. А потом она может получить этот же договор, подписанным другой стороной с добавлением им «второй» части номера.
Тогда придется исправлять ранее оформленные документы, потому что запретить второй стороне присваивать удобный ей номер нельзя. Хотя договориться об этом стороны договора могут:

  • устно или
  • зафиксировав в тексте этого документа, например, так: «регистрационным номером договора признается номер, присвоенный Заказчиком».

Но есть и другой выход из ситуации, если удастся так настроить работу вашей СЭД:

  • «первый» номер контрагента будет считаться регистрационным номером договора, именно он будет красоваться в заголовочной части документа (вы сюда вносите свой номер, только если контрагент откажется от этого права);
  • если регистрационным номером оказался не ваш, а для систематизации договоров вам удобен свой, то считайте свой номер техническим в СЭД, а на документе проставляйте его, например, на обороте последней страницы договора;
  • в Журнале регистрации договоров может быть 2 графы: «1. Регистрационный номер договора» и «2. Технический номер договора». Если контрагент присвоил свой номер документу, то он попадает в 1-ю графу, а ваш номер – во 2-ю. Если номер присваивали только вы, то он будет идентичным в обеих графах. При таком подходе можно избегать сложных длинных номеров, но тогда это надо проговаривать с контрагентом, любезно уступая ему право устанавливать регистрационный номер договору и проставляя свой номер как учетный (технический);
  • обратите внимание: регистрационный номер договора должен быть идентичным на всех его экземплярах (и красоваться в заголовочной части документа), а технический номер каждая сторона может присваивать ему по своему усмотрению, даже не информируя о нем другую сторону.

Выбранный способ надо настроить в СЭД и зафиксировать в локальном нормативном акте, например, в Регламенте договорной работы или Инструкции по делопроизводству.

Если все-таки договор остался без номера, то на него ссылаются так: «договор поставки от 04.04.2018 № б/н» или «договор поставки от 04.04.2018».

Регистрация дополнительных соглашений к трудовым договорам образец

Книга регистрации трудовых договоров

С каждым работником в соответствии с законодательством РФ работодатель обязан заключить трудовой договор. Этот документ регулирует правовые отношения между предприятием и сотрудником, перечень обязанностей и прав, условия труда и оплаты.

Сведения о каждом трудовом договоре должны заноситься в специальный документ под названием «Книга регистрации трудовых договоров».

Зачем нужна книга регистрации трудовых договоров

Наличие книги регистрации трудовых договоров на предприятиях и организациях не является обязательным.

Тем не менее, этот документ весьма востребован, причем как в учреждениях государственного сектора, так и в коммерческих структурах. Чаще всего он необходим в достаточно крупных компаниях, где много работников или большая текучка кадров, что в свою очередь приводит к потоку трудовых договоров.

Книга регистрации относится к управленческой документации, она позволяет вести учет трудовых договоров, осуществлять контроль за ними, а в случае необходимости быстро отыскать необходимые сведения о том или ином договоре.
Таким образом, грамотно и по всем правилам оформленная книга:

  • содержит всю информацию об имеющихся на хранении трудовых договорах, в том числе действующих, измененных, расторгнутых и истекших,
  • отражает среднюю продолжительность действия данного документа на предприятии (что бывает важно для статистики и определения стратегии развития организации).
Читать еще:  Должны ли мы перезаключить договор социального найма?

Следует отметить, что книга регистрации на предприятии может быть не одна, а несколько, например, для фиксации срочных, временных или бессрочных трудовых договоров.

Помимо чисто прикладных причин для создания и ведения книги следует учесть еще один немаловажный момент: она может потребоваться при проверке компании специалистами трудовой инспекции – обычно этот документ является одним из первых, среди требуемых ими к предъявлению.

Кто осуществляет ведение книги регистрации договоров

Обычно обязанность по формированию и ведению книги регистрации лежит на работнике кадрового отдела, поскольку именно он заключает трудовые договоры и имеет доступ ко всем хранимым на предприятии документам такого рода.

Но иногда, контроль за трудовыми договорами ложится на плечи секретаря организации, заместителя руководителя или иного сотрудника, назначенного на это распоряжением директора предприятия.

Как составить книгу

Книга регистрации трудовых договоров не имеет унифицированного стандартного образца, так что составляться может в произвольном виде или по действующему внутри предприятия шаблону. При ее формировании в плане структуры следует придерживаться норм делопроизводства, а в отношении текста — правил русского языка.

В список обязательных сведений, которые должны включаться в книгу, входят:

  • наименование организации;
  • название документа;
  • дата начала ведения книги и ее окончания;
  • период хранения.

Все эти данные указываются на титульной странице книги.

Основная часть книги обычно формируется в виде таблицы, состоящей из нескольких столбиков и строк (в зависимости от видения документа специалистом, который его оформляет). В бланк обязательно должна быть включена следующая информация:

  • дата заключения трудового договора, его номер;
  • фамилия-имя-отчество сотрудника;
  • структурное подразделение, в котором трудится сотрудник;
  • должность;
  • характер договора (срочный, бессрочный, временный и т.д.).

Кроме того, при желании, в бланк можно включить и дополнительные столбцы, например, обо всех вносимых в трудовой договор изменениях, дополнительных соглашениях к нему, дате прекращения договора, подписи работника и т.п.

Как оформить книгу

Как к составлению книги, так и к ее оформлению законодательство не предъявляет никаких особых требований. Оформлять ее можно как на обыкновенном чистом листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия. Вносить в документ необходимую информацию можно в рукописном или печатном виде.

Проштамповывать книгу при помощи штемпельных изделий строгой необходимости нет, поскольку на сегодняшний день юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели, освобождены от обязанности использовать для визирования бумаг печати и штампы.

Каждый год рекомендуется составлять новую книгу регистрации трудовых договоров и вести ее в соответствии с текущими требованиями.

Несмотря на то, что данный документ называется «книга», по сути дела, в большинстве случаев он представляет из себя лист бумаги или несколько листов, скрепленных между собой обычным степлером или суровой нитью и пронумерованных.

Сейчас получает распространение ведение книги в электронном формате. Такой подход имеет несколько очевидных преимуществ:

  • конфиденциальность;
  • простата оформления и заполнения документа;
  • более легкий контроль за ее сохранностью;
  • минимум расходов.

Хранение книги регистрации трудовых договоров

Книгу регистрации трудовых договоров необходимо держать в отделе кадров предприятия в отдельной папке. При этом срок хранения документа законодательно никак не ограничен. Исходя из этого можно сделать вывод, что она должна находиться в архиве компании в течение периода, установленного внутренними нормативно-правовыми актами или на протяжении трех лет после внесения в неё последней записи.

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений — насколько обязательно его ведение? Есть ли возможность познакомиться с его образцом, чтобы впоследствии правильно заполнить, и сколько времени закон обязывает хранить такой журнал? Об этом поговорим далее.

Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?

На крупных предприятиях количество трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может быть огромным, и чтобы не держать их все под рукой, кадровому инспектору легче обзавестись дополнительным кадровым регистром — журналом учета, куда в хронологическом порядке вносится информация как о самих договорах, так и о допсоглашениях к ним.

О форме трудового договора подробно рассказано в этой статье.

Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда.

ВАЖНО! Ведение указанного журнала не является обязательным требованием трудового законодательства, однако оно может существенно помочь кадровику в его работе с персоналом.

Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно. Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4. Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица.

На журнале должно быть отражено следующее:

  • наименование работодателя;
  • даты начала и окончания ведения журнала;
  • Ф.И.О. ответственного лица и его подпись.

В остальном оформление журнала будет зависеть от пожеланий самого кадровика и особенностей его работы.

Где бесплатно скачать образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров?

Данные в журнал учета лучше всего вносить в виде таблицы, поскольку именно она даст наиболее наглядное представление о перечне договоров и допников.

Мы предлагаем разбить таблицу на следующие столбцы:

  • 1 — номер регистрации трудового договора;
  • 2 — дата заключения;
  • 3 — номер договора;
  • 4 — Ф.И.О. работника, с которым заключен данный договор;
  • 5 — должность работника;
  • 6 — название отдела (подразделения), где трудится работник;
  • 7 — срок действия договора;
  • 8 — характер работы (совместительство, основная работа, пр.);
  • 9 — допсоглашения к договору;
  • 10 — примечания.

Можно ввести столбец для подписи работника о том, что он получил трудовой договор на руки.

Образец того, как можно оформить журнал регистрации трудовых договоров, скачайте по ссылке:

Как определяются сроки хранения журнала?

Как и все документы, связанные с персоналом, журнал регистрации трудовых договоров нужно хранить 75 лет после внесения в него последней записи. Регламентирует этот срок подп. «б» п. 695 ст. 8 Перечня типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Многие экономические субъекты не существуют так долго, поэтому журнал сдают в архив. Сделать это можно как по окончании ведения самого журнала, так и при ликвидации работодателя.

О том, каким образом организуется архив на предприятии, наши читатели могут узнать из этой статьи.

Итоги

В целях облегчения кадровой работы работодателем может вестись журнал регистрации трудовых договоров и допов к ним. Способ и форма его ведения определяются каждым хозсубъектом самостоятельно. Хранить журнал нужно в течение 75 лет.

Журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Кадровая служба обязана вести журнал регистрации трудовых договор и дополнительных соглашений к трудовым договором. Обязательно ли вести два журнала или информацию можно обобщить в одном? Являются ли эти документы обязательными? Существует ли универсальный образец? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в нашей статье.

Журнал учета трудовых договоров

Журнал учета трудовых договоров не является обязательным документом. Трудовое законодательство не обязывает работодателей его вести. Однако в некоторых случаях ведение такого журнала может быть полезно самому работодателю.

Пример.

Организация заключает с работниками срочные трудовые договоры. Если отдел кадров ведет журнал учета трудовых договор, то это упрощает задачу по контролю за сроками действия таких договоров. А это, в свою очередь, минимизирует риски, связанные с трансформацией срочного трудового договора в договор, заключенный на неопределенный срок.

Чем наполнять журнал: образец

Форма журнала учета трудовых договоров – произвольная. Каждый работодатель сам решает какие поля, граф и реквизиты в него включать. По нашему мнению, целесообразно отражать в журнала, в частности:

  • дату и номер заключенного трудового договора;
  • фамилия, имя и отчество работника;
  • структурное подразделение;
  • занимаемую должность;
  • вид и характер работы;
  • срок действия трудового договора с указанием даты его прекращения (для срочных трудовых договоров);
  • место для росписи работника о получении своего экземпляра трудового договора.

Совсем не обязательно включат в журнал все вышеперечисленное. Включайте только то, что вам необходимо. К примеру, образец журнала может выглядеть так:

Скачать образец журнала регистрации трудовых договоров.
Также можно привести пример заполненного журнала регистрации трудовых договоров. На практике, журнал может выглядеть так:

Имейте в виду, что никто не запрещает работодатель вести журнал учета трудовых договоров в электронном виде (даже в формате Excel). Однако в таком случае не получиться получать росписи работников о получении трудовых договоров.

Совет: нумеруйте и прошивайте бумажные журналы учета договоров. Это нормальная практика ведения подобной документации. При этом помните, что содержащиеся в журнале сведения – это персональные данные. Поэтому рекомендуем внимательно относиться к хранению журнала. Срок хранения – 75 лет (ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Журнал учета дополнительных соглашений к трудовым договорам

Требований по ведению журнала учета дополнительных соглашений к трудовым договорам законодательством РФ также нет. То есть, это тоже необязательный кадровый документ. Однако ведение этого журнала также может быть полезно работодатель. Ведь если вести такой журнал, то можно отслеживать, например, какие пункты трудовых договоров были изменены. Для такой информации можно предусмотреть специальную графу, например:

Скачать журнал учета дополнительных соглашений.
Журнал учета дополнительных соглашений также можно вести в электронном виде. Но можно ли объединить журнал учета трудовых договоров и журнал учета дополнительных соглашений в один единый журнал? Да, конечно можно Если вам так будет удобнее, то можно сделать единый журнал. Но тогда продумайте для себя структуру журнала, в которой вам будет удобно работать.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector