Могу ли я подписывать документы в данном случае?
Advokat-rso.ru

Юридический портал

Могу ли я подписывать документы в данном случае?

Право подписи в ООО

Общество признается самостоятельным субъектом гражданского оборота. Однако действует организация всегда через своих представителей. Руководитель ООО, должностные лица или иные специалисты наделяются правом подписи. Такие посредники приобретают полномочия в силу закона, устава, доверенности, приказа или судебного решения. Порядок зависит от типа документов и статуса физлица. Пренебрежение должным оформлением грозит недействительностью сделок и невозможностью проведения хозяйственных операций.

Юридический базис

Право подписи документов от имени ООО автоматически признается только за руководителем. Статья 40 закона 14-ФЗ от 08.02.98 наделяет единоличный исполнительный орган следующими полномочиями:

  • выдача доверенностей;
  • заключение сделок;
  • издание приказов, в том числе о найме, увольнении и переводе сотрудников;
  • представительство в государственных и муниципальных структурах;
  • отстаивание интересов компании в отношении с третьими лицами.

Глава общества действует на основании устава. Условием беспрепятственного осуществления полномочий является внесение информации о нем в ЕГРЮЛ.

Штатным сотрудникам и сторонним специалистам право подписи предоставляется директором ООО. Существует два способа:

Доверенность Составление некоторых документов может входить в обязанности штатных сотрудников. Так, должностная инструкция рядового бухгалтера предполагает оформление накладных, путевых листов, счетов. Кладовщик должен визировать акты приемки, мастера – подавать отчеты о выполненной работе. Право подписи таким специалистам предоставляется в момент назначения на должность (кадровый приказ). Кроме того, в компании утверждается перечень лиц, которым разрешено подписывать внутренние финансовые документы (разъяснения Минфина России № ПЗ-10/2012).

Такие распоряжения действуют только внутри организации. Они не имеют обязательной силы для третьих лиц и не могут адресоваться нетрудоустроенным специалистам Директор общества может наделить штатного сотрудника или стороннего специалиста правом подписания специфических документов. С этой целью оформляется доверенность (ст. 185 ГК РФ). Так, письменное уполномочие выдается:
· на получение товарно-материальных ценностей с оформлением приемочных актов;
· на подачу документов в прокуратуру, МВД РФ, суды, прочие государственные органы;
· на работу с обслуживающим организацию банком и т. д.

Доверенность на право подписи удостоверяется директором. Нотариальное свидетельствование не требуется (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ). Правило распространяется на все инстанции, включая налоговые органы. Настаивать на удостоверении доверенности от имени ООО служба не вправе.

Оформить документ можно на лицо, не состоящее с организацией в трудовых отношениях. Если речь идет о штатном сотруднике, полномочия могут выходить за рамки служебных обязанностей. В этом основное отличие доверенности от приказа

Право подписи может предоставляться должностным лицам общества и отраслевыми нормативными актами. Так, указаниями ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.14 главному бухгалтеру предписывается визировать кассовые документы. Директор компании вправе возложить эту обязанность на другое лицо, выдав доверенность или издав приказ. Главному же бухгалтеру достаточно назначения на должность. Аналогичная ситуация складывается со счетами-фактурами. Требование о наличии в форме подписи главбуха закреплено ст. 169 НК РФ.

Кто вправе подписывать документы

Выступать от имени организации и визировать деловые бумаги могут разные лица. Условно их можно поделить на несколько групп:

Основание Примеры Перечень документов Единоличный исполнительный
орган Устав, ст. ст. 40 и 42 закона 14-ФЗ Генеральный директор, президент, управляющий Список остается открытым. В него входят сделки, приказы, распоряжения, доверенности и пр. Коллегиальный исполнительный орган Устав, ст. 41 закона 14-ФЗ Председатель правления или дирекции Компетенция определяется уставом Коллегиальный орган управления Устав, ст. 44 закона 14-ФЗ Глава наблюдательного совета Объем полномочий прописывается уставом Собственники Устав, ст. 7–8, 32 – 39 закона 14-ФЗ, ст. 9 закона 129-ФЗ Учредители и участники, вошедшие в состав ООО после создания Владельцы общества вправе подписывать протокол общего собрания. Единоличный участник издает решения. Учредителям ООО также предоставляется право подписи заявления Р11001 Штатные сотрудники Приказ директора о подписании документов Главный бухгалтер, заместители директора, юрист, инспектор отдела кадров, кассир и т. д. Перечень устанавливается должностной инструкцией или внутренними нормативными актами Представители

Доверенность ООО на право подписи Адвокаты, судебные защитники, специалисты, привлеченные на условиях аутсорсинга Список документов прописывается в доверенности Органы контроля Устав, ст. 47 закона 14-ФЗ Ревизор или председатель ревизионной комиссии Подпись ставится на заключениях и отчетах, а также приложениях к ним Независимые специалисты Судебное решение, закон 127-ФЗ от 26.10.02 Внешние и конкурсные управляющие, специалисты, ответственные за финансовое оздоровление фирмы Полномочия таких представителей определяются процессуальным положением. Так, компетенции посвящены ст. 83, 99, 129 закона 127-ФЗ. Управляющие действуют за директора либо совместно с ним, в интересах конкурсных кредиторов Ликвидаторы Устав, решение общего собрания собственников или единоличного учредителя, ст. 57–58 закона 14-ФЗ Председатель ликвидационной комиссии Ликвидатор подписывает весь комплекс документов по прекращению деятельности компании. Он выступает за руководителя ООО, признается заявителем на этапе регистрации закрытия бизнеса

Подписание документов неуполномоченным лицом

Пренебрежение правилами грозит недействительностью сделок, отказом в приемке отчетности и прочими негативными последствиями.

  1. Первичные документы. Принять к учету формы, составленные с нарушением ст. 9 закона 402-ФЗ от 06.12.11 и распоряжения Минфина РФ № 34н от 29.07.98, нельзя. Если на бланке отсутствует подпись главного бухгалтера либо имеется росчерк лица, неуполномоченного директором, документ считается недействительным. Компания теряет право на налоговые вычеты, так как не может подтвердить реальность и обоснованность расходов.
  2. Договоры. Соглашения, заключенные неуполномоченным лицом, не порождают правовых последствий для общества. Исключения составляют сделки, признанные компанией (ст. 183 ГК РФ, информационное письмо ВАС РФ № 57 от 23.10.00). Одобрить договор должен директор. Если речь идет о крупных сделках, разрешение дает общее собрание учредителей.
  3. Заявления и обращения. Подача документов неуполномоченными лицами является основанием отказа от их рассмотрения (ст. 135 ГПК РФ, ст. 23 закона 129-ФЗ от 08.08.01 и т.д.). Процессуальные сроки могут быть пропущены.
  4. Распоряжения. Право подписи приказов и выдача доверенностей отнесены ст. 40 закона 14-ФЗ к исключительной прерогативе директора. Исключения предусмотрены лишь для случаев передачи функций управляющей организации или специалисту (ст. 42 того же нормативного акта). Если распоряжения изданы неуполномоченным лицом, исполнению они не подлежат.

Таким образом, право подписи – это особый юридический инструмент, позволяющий организации участвовать в гражданском обороте. В отношения с другими хозяйствующими субъектами общество вступает посредством привлечения посредников – конкретных людей. Именно физлицо всегда ставит подпись на документах.

Как правильно подписывать документы

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

  • Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
  • Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
  • А если подписываться должны сразу несколько лиц?

Необходимость подписи

Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.

У кого есть полномочия подписи?

Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

  • учредительные документы организации;
  • должностная инструкция;
  • локальные нормативные акты;
  • приказ;
  • распоряжение;
  • доверенность.

Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

ИП один за всех

Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.

Подпись по доверенности

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Кому подписать документ, если директор отсутствует?

Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

  1. Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
  2. Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
  3. Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
  4. Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.
Читать еще:  Договор дарения на подарки детям сотрудников образец

Подписывает И.О.

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

На месте директора — подпись исполняющего его обязанности

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

На чем не может быть факсимиле?

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

  • связанных с банковскими расчетами;
  • различных ведомостях;
  • кадровых бумагах;
  • декларациях;
  • счетах-фактурах;
  • кассовых документах;
  • договорах, которые нужно регистрировать;
  • доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

  • в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
  • между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Как оформляется реквизит «подпись»

Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.

Элементы подписи

Подпись как реквизит состоит из трех частей.

  1. Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием. Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
  2. Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
  3. Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.

Расположение подписи

Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.

Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.

К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.

ИОФ или ФИО?

Порядок размещения инициалов – перед или после фамилии – определен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

Согласно этим нормативным актам, инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях:

  • при адресовании документа физическому лицу (например, Королевой А.П.);
  • при декларировании или накладывании резолюции при указании исполнителя (например, «Поручение возлагается на Романова И.И.»).

Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией. После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются.

Печать на подписи

Использование печати не является обязательным для некоторых форм предпринимательской деятельности, например, для ИП. Но для большинства документов наличие печати удостоверят их подлинность. Использование ее регламентируется обязательными требованиями, которые нужно соблюдать.

  1. Печать не может быть поставлена раньше подписи и тем более на пустом листе.
  2. Если документ составлен на специальном бланке, то печать ставится в предусмотренном для этого месте, отпеченном буквами М.П. («место печати»).
  3. В других случаях печать ставят рядом с подписью, разрешается (но это не обязательно) перекрывать краем печати часть личной подписи. Полностью росчерк перекрывать нельзя, так как подлинность его должна поддаваться удостоверению.

Подлинность подписи: в каких случаях необходима

Свидетельствование подлинности подписи бывает необходимо и физическим, и юридическим лицам в самых разных ситуациях. Засвидетельствовать подлинность подписи можно практически на любом подписываемом документе. Свидетельствование подлинности подписи на документах необходимо, если требуется официально подтвердить, что документ подписан определённым лицом, как в случаях, прямо предусмотренных законом, так и в иных случаях. В частности, распространено свидетельствование подлинности подписи в ситуации, когда подписант не может лично подтвердить получателю документа его подписание (при отправке заявления или иного документа по почте, с доверенным лицом и др.).

Для физических лиц эта услуга актуальна, в частности, в случае, когда дело касается заявлений по наследственным делам (о принятии наследства, отказе от него и других), пересылаемых по почте или иным способом передаваемых нотариусу без личной явки заявителя, при подписании учредителем юридического лица заявления о регистрации юридического лица при создании (если учредитель не намерен лично представить данное заявление в органы ФНС России) и в ряде других случаев.

Для юридических лиц необходимость свидетельствования подлинности подписи является неотъемлемым этапом деятельности. Так, подлинность подписи свидетельствуется на заявлениях и уведомлениях в ФНС России в связи с регистрацией юридических лиц (в том числе изменений в сведения о юридическом лице, в его учредительных документах и др.), на банковских карточках (если их не заверяет сам банк) и т. д.

В соответствии с требованиями статей 42 и 43 Основ нотариус, прежде чем засвидетельствовать подлинность подписи, обязан установить личность гражданина, чья подпись свидетельствуется, и проверить полномочия представителя, если за совершением этого действия обратился представитель физического или юридического лица. В этих целях нотариус проверяет документы, удостоверяющие личность гражданина (чаще всего это паспорт; удостоверяющие личность документы представляются только в подлиннике), а также документы, удостоверяющие полномочия представителя физического или юридического лица.

Документы, необходимые для свидетельствования подлинности подписей:

Для гражданина (физического лица):

· паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

Для представителя физического лица:

· паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

· документ о полномочиях представителя: свидетельство о рождении несовершеннолетнего ребёнка до 14 лет — для его родителей; документ о назначении опеки — для опекунов; доверенность или иная сделка, содержащая в себе доверенность, — в большинстве остальных случаев.

Для представителя российского юридического лица:

· паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

· основной учредительный документ (обычно устав) организации — оригинал, копия, заверенная налоговым органом, либо копия, засвидетельствованная нотариально;

· выписка из реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ). Её может также получить и сам нотариус, если в момент обращения к нему работает сервис ФНС России по предоставлению электронных выписок из ЕГРЮЛ;

· протокол, решение или иной документ (в соответствии с положениями устава о назначении на должность единоличного исполнительного органа организации);

· приказ о назначении на должность главного бухгалтера, а также других должностных лиц, подписи которых необходимо засвидетельствовать в нотариальном порядке;

· в случае свидетельствования подлинности подписи представителя управляющей организации — аналогичные документы управляющей организации и договор об управлении.

В случае, если свидетельствуется подлинность подписи представителя иностранного юридического лица, нотариус проверяет полномочия представителя, исходя из той системы подтверждения полномочий, которая принята в соответствующем государстве. В числе подтверждающих документов могут быть различного рода выписки из торговых, коммерческих и прочих реестров; свидетельства, выдаваемые компетентными органами, протоколы заседаний органов юридических лиц, доверенности, договоры и др.

Свидетельствуя подлинность подписи, нотариус не удостоверяет факты, изложенные в документе, и законность его содержания, а только подтверждает, что подпись сделана определённым физическим лицом.

уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц). действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. письменное полномочие, предоставляемое одним лицом другому лицу, на совершение сделки с третьим лицом соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

§ 3. Правовое значение подписи уполномоченного лица и печати организации на договоре

Подпись – это реквизит, которым завершается составление договора; подпись подтверждает, что содержание договора соответствует действительной воле стороны. Гражданское законодательство не содержит легального определения термина “подпись”, однако подпись уполномоченного лица требуется на всех документах (договорах, актах, доверенностях, оферте о заключении договора и ее акцепте).

Подпись, совершаемая на документах, исходящих от организации, имеет даже более важное значение, чем проставление на них печати. Наличие только подписи на документе подтверждает его действительность даже при отсутствии на нем печати. Такая точка зрения получила в настоящее время распространение в юридической литературе и в судебно-арбитражной практике. Сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами (п. 1 ст. 160 ГК РФ). Скрепление договора печатью не является обязательным условием для соблюдения простой письменной формы сделки. Отсутствие или подделка печати на письменном договоре не влияют на его действительность*(141). Такой подход характерен для оформления не только договоров, но и других документов; например, акт сверки взаиморасчетов имеет доказательственную силу даже при отсутствии на нем круглых печатей, если имеются подписи руководителей и главных бухгалтеров*(142).

Читать еще:  Является ли договор актом приема передачи денежных средств?

Немаловажным является вопрос о том, чьи подписи должны стоять на договоре, достаточно ли подписи руководителя (первого лица организации) или требуются подписи других уполномоченных лиц. Дело в том, что законом или договором могут устанавливаться дополнительные требования к письменной форме сделки (договора). В этой связи некоторые юристы-практики полагают, что Закон о бухгалтерском учете является именно тем Законом, который в качестве дополнительного реквизита договора предусматривает подпись главного бухгалтера (ст. 7).

С одной стороны, это действительно эффективно для того, чтобы бухгалтер мог контролировать движение имущества и расходование денежных средств. С другой стороны, это усложняет гражданский оборот и противоречит ст. 53 ГК РФ, устанавливающей, что юридическое лицо приобретает права и обязанности через свои органы. Главный бухгалтер органом юридического лица не является. Кроме того, судебная практика отвергает применение Закона о бухгалтерском учете еще и потому, что договор не является денежным или расчетным документом*(143). Поэтому бухгалтер может контролировать договорную работу путем обязательного подписания документов по приемке товарно-материальных ценностей и денежных средств.

Традиционное наличие оттисков печатей на договорах действующее законодательство не устанавливает. Например, законы о хозяйственных обществах предусматривают, что общества должны иметь круглые печати, но не указывают, для чего именно. Зачастую необходимость наличия печатей на договорах трактуется как обычай делового оборота в предпринимательской деятельности (ст. 5 ГК РФ). Однако обычай делового оборота как правовая норма может применяться только в двух случаях: если к нему есть отсылка в законодательстве и при наличии пробела в законодательстве.

Норма ст. 160 ГК РФ о письменной форме сделки сформулирована предельно четко, поэтому нет оснований рассматривать проставление печатей на договоре в качестве обычая делового оборота. Скрепление печатью следует считать дополнительным требованием к форме договора, несоблюдение которого влечет последствия несоблюдения письменной формы, т.е.

Вместе с тем в Гражданском кодексе РФ существует норма о необходимости печати – это касается оформления доверенностей от имени юридического лица. Такая доверенность требует наличия подписи руководителя и приложения печати организации (п. 5 ст. 185 ГК РФ). То же самое можно сказать о подписи главного бухгалтера – она необходима только на доверенностях, выданных от имени государственных и муниципальных предприятий, на получение и выдачу денег и имущественных ценностей.

Несмотря на то, что скрепление договора печатями сторон относится к дополнительным его реквизитам, использование печатей весьма целесообразно. Речь идет не об удостоверении полномочий лица, подписывающего договор от имени компании, а о тех случаях, когда требуется изготовить надлежаще удостоверенную копию договора. Надлежащим в нашей стране считается нотариальное удостоверение, однако нотариус свидетельствует верность копии, только если подписи на оригинальном документе заверены нотариально или скреплены печатями*(144). Если необходимо изготовить копию многостраничного документа, то он должен быть прошит и пронумерован, а также скреплен печатями организаций, его составивших. Учитывая весьма распространенные случаи мошеннических действий, подлогов документов среди отечественных бизнесменов, целесообразно не только прошивать договоры и скреплять их печатями, но и подписывать каждую страницу договора, чтобы не допустить замены страниц.

Во многих организациях (и частных, и государственных) при заключении договоров используется процедура визирования. Надо сказать, что она имеет правовое значение только в тех случаях, когда стороны сочли это необходимым и обусловили в тексте самого договора. Визирование – внутренняя процедура документооборота компании, она регламентируется исключительно локальными актами, наличие виз на договоре показывает руководителю организации, что текст договора согласован ключевыми структурными подразделениями. Предположим, юридический отдел завизировал договор, который впоследствии был признан недействительным. Какие санкции будут применены к руководителю юридического отдела? Конечно, только дисциплинарные: замечание, выговор, увольнение. В данном случае лицо, завизировавшее договор, несет ответственность как работник.

Все подписи можно разделить на два вида: автографы (собственноручные подписи) и их аналоги. В современной практике, в основном, используются два аналога собственноручной подписи: факсимиле и электронная цифровая подпись (ЭЦП).

Факсимиле (от лат. “fac simile” – сделай подобное) представляет собой клише-печать, воспроизводящую собственноручную подпись. Возможность использования при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи, электронно-цифровой подписи*(145) либо иного аналога собственноручной подписи (кода, шифра) предусмотрена в п. 2 ст. 160 ГК РФ. Вместе с тем использование любых аналогов собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Что касается ЭЦП, то проставление ее на документе возможно только тогда, когда сам документ существует в электронной форме, а не на бумажном носителе. Для того чтобы электронный документ мог иметь доказательственную силу, в нем должен быть предусмотрен порядок разрешения возможных разногласий*(146). Поскольку договоры пока существуют не в электронной, а в бумажной форме, использовать на них ЭЦП не представляется возможным.

Возможность использования аналогов собственноручной подписи предусмотрена Положением ЦБ РФ от 3 октября 2002 г. N 2-П “О безналичных расчетах в Российской Федерации”, но опять же со ссылкой на нормативные акты. Сейчас ЭЦП получила распространение именно в банковской практике в связи с внедрением различных систем дистанционного обслуживания клиентов – “Банк-Клиент”, “Домашний банк” и проч.

Таким образом, в нашей стране не существует закона или иного правового акта, которые могли бы устанавливать порядок использования аналогов подписи при заключении сделок. Если же стороны желают проставлять на договоре факсимиле, они должны прийти к соглашению об этом. Контрагентам необходимо заключать отдельное соглашение о возможности использования факсимиле, иначе договор с его использованием будет признан недействительным*(147).

В современной судебно-арбитражной практике встречаются примеры “негативного” отношения к использованию факсимиле. Так, оформление векселей возможно только собственноручной подписью векселедателя*(148). Законодательство о налогах и сборах не предусматривает возможности использования аналогов собственноручной подписи, поэтому счета-фактуры, подписанные факсимиле, являются недействительными*(149).

От имени юридического лица договор подписывает его орган, уполномоченный на это учредительными документами, т.е. единоличный исполнительный орган (директор, генеральный директор). Другие лица вправе подписывать договор только на основании доверенности.

Следует различать две ситуации, связанные с превышением полномочий при подписании договора от имени организации: договор подписан сотрудником, который не уполномочен надлежащим образом, т.е. не является органом юридического лица и не имеет доверенности; договор подписан органом юридического лица, но с превышением полномочий или за пределами полномочий*(150). В первом случае применяются последствия, предусмотренные ст. 183 ГК РФ о действиях представителя, во втором – ст. 174 ГК РФ о недействительности заключенной сделки.

При отсутствии (превышении) полномочий действовать от имени другого лица сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только представляемый впоследствии прямо не одобрит данную сделку (ст. 183 ГК РФ). Эта норма применяется независимо от того, знала ли другая сторона о том, что представитель действует с превышением полномочий или при отсутствии таковых. Кроме того, закон не предусматривает возможности считать такую сделку недействительной; напротив, сделка действительна и считается совершенной в интересах представителя. Конечно, контрагенту может быть невыгодно иметь договор с физическим лицом, вышедшим за пределы доверенности или не имевшим ее. Но суды не выясняют согласие контрагента на такой договор, а также способность физического лица быть стороной этого договора и возможность исполнить его условия.

В то же время судебная практика довольно широко трактует понятие “прямое последующее одобрение сделки”, при наличии которого сделка будет считаться совершенной в интересах самого юридического лица. Прямым последующим одобрением сделки может считаться, например, частичная или полная оплата товаров, работ, услуг, их приемка, уплата процентов и неустойки и проч.*(151). Подписание договора неизвестным лицом путем подражания подписи руководителя дает основания признать договор недействительным, однако наличие печати организации свидетельствует о последующем одобрении договора*(152). Подписание акта выполненных работ уполномоченными лицами также свидетельствует об одобрении сделки*(153).

В любом случае суд самостоятельно решает, применять или нет ст. 183 ГК РФ, учитывая прежние и последующие деловые отношения сторон*(154). Допустим, договор подписан неуполномоченным лицом, но отгруженный товар принимался по накладным и оплачивался. Данный факт не был признан судом “прямым последующим одобрением сделки”, так как в накладных и счетах не было ссылок на номер и дату договора*(155). Подписание договора неуполномоченными лицами не является основанием для признания его незаключенным, так как это обстоятельство само по себе не создает препятствий для надлежащего исполнения договора*(156).

Статья 174 ГК РФ о недействительности сделки, заключенной органом юридического лица за пределами своих полномочий, применяется при одновременном наличии нескольких условий. Во-первых, полномочия руководителя организации должны быть ограничены учредительными документами по сравнению с тем, как они определены в законе. На сегодняшний день, в основном, применяются три способа ограничения полномочий: по сумме сделки, по виду сделки и по соотношению суммы сделки со стоимостью чистых активов организации. Допустим, в уставе компании указывается, что генеральный директор вправе заключать все виды сделок на сумму не более 1 млн. руб. Сделки, превышающие эту сумму, должны быть предварительно одобрены советом директором или общим собранием участников компании. Следовательно, если директор совершит сделку на более крупную сумму, не получив одобрения от вышестоящего органа управления, такая сделка будет считаться оспоримой по ст. 174 ГК РФ. Ограничения полномочий руководителя по видам сделок встречаются на практике довольно редко, они могут быть связаны с возникновением обременительных обязательств для компании (например, выдача собственных векселей, поручительств за третьих лиц и т.п. независимо от суммы). Наконец, ограничения полномочий по соотношению со стоимостью чистых активов в чем-то похожи на процедуру заключения крупных сделок в хозяйственных обществах (допустим, директору разрешается свободно заключать сделки, не превышающие 10-15% от стоимости чистых активов).

Читать еще:  Скачать бланк заявления на отключение стационарного телефона ростелеком

Во-вторых, в подобных случаях заключенная сделка является не просто недействительной, она оспорима. Следовательно, иск о признании ее недействительной может быть заявлен в течение года со дня, когда истец узнал или должен был узнать о соответствующих обстоятельствах.

В-третьих, иск может быть заявлен лицом, в интересах которого были ограничены полномочия руководителя. Важно подчеркнуть, что таким лицом является не контрагент по договору, а сама организация. Но суды могут признавать такие сделки недействительными и по своей инициативе без предъявления иска, в том числе встречного.

В-четвертых, для признания сделки недействительной необходимо доказать, что другая сторона по сделке знала или заведомо должна была знать об ограничениях полномочий. На первый взгляд, нет прямых доказательств того, что директор организации-контрагента вышел за пределы своих полномочий. Однако в предпринимательской деятельности нужно действовать с той степенью разумности и осмотрительности, которая требуется по условиям оборота (ст. 401 ГК РФ). Данное обстоятельство должно оцениваться с учетом всех обстоятельств дела, но обычно суды подходят к этому вопросу проще. Как правило, в преамбуле любого договора указываются полномочия руководителя. Например, “. ООО “Свет” в лице директора, действующего на основании устава. “. Таким образом, другая сторона по сделке заведомо должна ознакомиться с текстом устава своего контрагента и знать о существующих ограничениях полномочий.

Если впоследствии заключенная сделка одобрена, оснований для признания ее недействительной нет. Одобрением может считаться принятие исполнения по сделке, а также (что стало встречаться в судебной практике) одобрение ее на последующем заседании совета директоров или общем собрании участников (акционеров).

Проверки: Распишись за другого.

Один знакомый бухгалтер накануне поведала мне, что в ее организации нормальным явлением считается подделка подписи руководителя фирмы. В ответ на мой удивленный взгляд девушка пояснила: «Он за границу часто уезжает, налоговики его ждать не будут, вот и приходится самим автографы ставить».

Наверное, нет человека, который никогда не пытался «нарисовать» подпись другого. Ведь даже в школе ученики часто пробуют расписаться в дневнике за своих родителей, а иногда и за учителей. Привычка детства переходит во взрослую жизнь, и вчерашние школьники, сегодняшние бухгалтеры или руководители компаний, набравшись опыта, нередко решают проблемы фирмы, фальсифицируя финансовые документы. Например, это случается, когда у организации, участвующей в судебном разбирательстве, не хватает документальных доказательств ее правоты, и бумаги оформляются задним числом. При этом руководитель компании или главбух, инициалы которого должны стоять в документе, уволились, а нужны именно их подписи. Или тогда, когда компания хочет уменьшить свои налоговые платежи. Тогда сотрудники фирмы составляют документы, подтверждающие, что некая несуществующая организация оказала им услуги или поставила товар. Далее подделывается печать и подпись. Правда, в этом случае фальсифицирует последнюю не сам бухгалтер или директор, а их родные либо знакомые. Но возможны и другие, менее существенные, на первый взгляд, случаи. Рассказывает бухгалтер одной из московских фирм, пожелавшая остаться неизвестной:

— Два года назад я работала в организации, которая делилась на несколько компаний. Владелец был один, а руководители разные. И вот однажды нашего директора уволили накануне сдачи отчетности. Но беда не в этом. Вслед за ним ушел главбух, и мы, бухгалтеры-новички, остались один на один с налоговиками. Стали думать, что делать и, в конце концов, решили: отчетность иду сдавать я. Однако в инспекции нашей инициативы не поддержали, документы не приняли, потребовав доверенность. Пришлось возвращаться ни с чем. Правда, ждать штрафных санкций мы все же не стали и подделали нужную бумагу в надежде, что инспекторы не обратят на это внимания. И надо сказать, нам подфартило, никто ничего не заметил. Отчетность сдали вовремя.

Действительно повезло, однако везет так не всем. Если налоговики усомнятся в подлинности росписи, они имеют право заказать экспертизу, в соответствии со статьей 95 Налогового кодекса. Тогда документы компании пройдут тщательное исследование.

Ручка с секретом

Для начала криминалисты проверят авторство подписи, используя самую «древнюю» методику — почерковедческую экспертизу. Чтобы точно установить, кто подписал баланс или сделал надпись на приказе, им потребуется как минимум пять образцов, начертанных рукой подозреваемого. Сверять будут все: начиная от наклона букв, заканчивая нажимом ручки на бумагу. Любое неоправданное отклонение признается доказательством подделки.

Если это не поможет, назначат второй вид экспертизы: физико-химическую. Для нее проведут анализ чернил, которыми была сделана надпись. Почему именно их? Потому что такое рассмотрение может показать, когда она была выполнена, и мог ли нанести ее в тот момент человек, которому она якобы принадлежит. Рассказывает сотрудник правоохранительных органов:

— В краске, которой наполняют шариковые ручки, содержится не только пигмент, дающий цвет, но и связующий элемент — загуститель. Благодаря ему паста легко и равномерно ложится на бумагу. Потом загуститель твердеет, и чем старше надпись на

документе, тем тверже он становится. Причем от бумаги это не зависит, она может быть новой, старой, картонной, желтой и т. д. Чтобы установить момент записи, криминалисты извлекают из пасты фенилгликоль или бензиловый спирт и определяют их концентрацию на поверхности и в «глубине» подписи. Для этого используется специальный прибор: хроматограф с масс-селективным детектором. Полученные с его помощью значения сравниваются, и чем меньше их соотношение, тем больше загустение, а значит, старше подпись.

Точность анализа зависит от того, сколько времени прошло с момента нанесения подписи на бумагу. Если она сделана, например, неделю назад, то эксперт назовет истинную дату. Когда прошло несколько недель или месяцев, точность будет считаться соответственно в неделях или месяцах. Ну а если давность записи больше года, то специалист установит срок с погрешностью в полгода. Тогда в заключении будет написано, что документ был составлен от года до полутора лет или от полутора до двух лет назад. В случае же, когда подпись была нанесена более двух лет назад, идти к эксперту уже не имеет смысла: за это время паста стареет полностью, и возраст надписи определить невозможно.

Кстати, помехой для физико-химической экспертизы могут стать условия хранения документа. Одно дело, если он лежал в комнате, другое — в архиве или подвале. Там температура, как правило, ниже. И еще: если документ сильно погреть (например, положить на батарею или провести по нему утюгом), то он искусственно состарится. Паста быстро высохнет, и эксперт уже не сможет определить давность нанесения подписи. Правда, есть одно но: вместо этого он точно установит, что документ был состарен умышленно, и отразит это в своем заключении. А значит, суду будет понятно — бумаги подделаны.

Цена обмана — срок

Наказание за подделку зависит от того, на каком именно документе подпись была сфальсифицирована и какие это повлекло последствия: тут могут быть и мошенничество, и хищение в чистом виде. Зачастую такая фальшивка — только средство для совершения преступления. О подделке подписи как об отдельном правонарушении, а не средстве для него, речь идет только в статье 142 Уголовного кодекса, и касается это лишь фальсификации избирательных документов, итогов голосования и подделки подписей избирателей. Но если в суде будет доказано, что для уклонения от уплаты налогов компания подделывала документы, то виновным грозят два наказания: за сокрытие налогов по статье 199 Уголовного кодекса (до шести лет лишения свободы) и за подделку документов по статье 327 УК (до четырех лет). Правда, к подобным мерам судьи прибегают крайне редко.

ПОЛЕЗНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

В долговых расписках и прочих документах с имущественной и финансовой подоплекой старайтесь четко ставить свою подпись. Желательно, чтобы она совпадала с той, что красуется в вашем паспорте. Требуйте того же и от другой стороны, участвующей в сделке. Помните, что более замысловатый росчерк сложнее фальсифицировать, а подделку под него проще распознать. И еще один совет: не ограничивайтесь одной лишь росписью. Поставьте рядом с ней хотя бы фамилию и дату. Это облегчит идентификацию почерка в случае оспаривания ваших прав в суде.

СРОК ФОРМИРОВАНИЯ ПОДПИСИ

По данным криминалистов, окончательное формирование подписи заканчивается у человека к 35 годам, но наибольшие изменения она претерпевает во время обучения специальности в институте. После 35 лет стереотип выполнения своей подписи настолько прочный, что изменить его трудно. К тому же этому препятствует сложность комплекса отношений, в которые, как правило, включен человек в данном возрасте. Изменение своего удостоверительного знака в таких условиях может иметь неприятные последствия: например, в банке вам откажутся выдать деньги на том основании, что имеющийся у них образец подписи не соответствует росписи в расходном ордере.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector